Ребята, привет! Я Лена, я снова с вами с советами по работе и её эффективности.
Часто задают вопросы как эффективно организовать рабочий процесс. Вот менеджер по продажам Георгий из Новомосковска такой задаёт.
Жора, на методику SMART никогда внимания не обращал? Эффектная вещь, и эффективная. И воспользоваться просто: достаточно присмотреться в коллективе к тому, кто и как выполняет свои обязанности.
Цель: избавиться от балласта в виде нерадивых сотрудников, за которых рано или поздно придётся доделывать не сделанную ими работу.
И не дать таким людям сесть вам на шею! А то ведь и по карьерной лестнице обскачут, с них станется. Они, может, не умные – но хитрые. И «подать» себя часто умеют, не в пример вам, «скромникам», условно говоря.
Давайте разбираться!
Содержание
Вступление
В преддверии Нового года принято подводить итоги и ставить цели на ближайшие 12 месяцев. С какими результатами вы придете к концу очередного периода, во многом зависит не только от вашего профессионализма и приложенных усилий, но и от того, насколько верные цели вы поставили в начале года. Давайте разберемся, как ставить правильные цели и отслеживать их достижение.
На сегодняшний день в менеджменте распространена SMART-методика постановки целей. Благодаря 5 показателям, заложенным в ее основу, вы четко можете определить характеристики цели, возможность ее достижения и необходимые меры.
SMART цели. Расшифровка
SMART — это методика, получившая свое название по 5 первым буквам параметров, которые в нее заложены. Давайте рассмотрим подробно каждый из них.
Specific — в переводе на русский язык означает «точный, конкретный». При постановке цели вы должны сформулировать ее так, чтобы каждый сотрудник в вашем отделе понимал, чего от него ждут в результате достижения цели. Для того чтобы не получить эффекта «испорченного телефона», обсудите правильность понимания конечной цели в отделе, получите обратную связь и убедитесь в том, что вы и ваши сотрудники имеют одинаковое понимание цели.
Measurable — этот термин означает «измеримый». Этот критерий очень важен при постановке целей. Именно благодаря ему будет понятно, в чем измеряется результат и насколько достигнута цель.
Что можно измерить?
Объем продаж в сравнении с аналогичным периодом прошлого года и его прирост.
Процент роста продаж в соотношении с предыдущим периодом.
Снижение количества сотрудников, опаздывающих на работу.
КПД сотрудников отдела или компании в целом.
Качественные показатели (уровень обслуживания на основе отзывов клиентов, процент обращений по рекомендациям).
Важно! Вы должны понимать, в каких единицах будет измеряться результат: процентах, отзывах, количестве произведенных единиц продукции или выполненных задач за период. В случае если вы не учли данный критерий, у вас не будет возможности объективно оценить результат, а у ваших подчиненных — понять, когда цель считается достигнутой.
Attainable, Achievable — переводится на русский язык как «достижимый». Вы должны помнить, что постановка нереальных целей редко является мотиватором для сотрудников. Поэтому важно ставить достижимые цели, иначе вы рискуете получить обратный эффект — апатию и потерю мотивации.
Каждый сотрудник вашего отдела должен понимать, что цель достижима и для ее реализации необходимо выполнить ряд конкретных действий. При распределении задач важно учитывать опыт сотрудников и особенности их психологии. К примеру, опытные сотрудники, работающие в компании много лет, могут значительно повысить свой КПД, если им поставить амбициозную цель. Но в этом случае вы должны быть уверены в том, что сотруднику важно быть первым и занимать лидирующую позицию в коллективе. Если вы не готовы резко поднимать планку, то можно использовать методику, при которой уровень сложности задач увеличивается постепенно и в итоге вы получаете желаемый рост показателей отдела, но делаете это постепенно.
Relevant — означает «актуальный». Это один из самых важных критериев. Прежде чем поставить цель перед компанией или отделом, вы должны четко понимать необходимость ее достижения. Определить актуальность цели можно с помощью простого вопроса: «Какие стратегические или тактические выгоды получит компания в результате достижения цели?» Если вы не можете дать ответ на этот вопрос, то стоит задуматься о постановке другой цели, иначе вы зря потратите время и ресурсы компании.
Time-bound — в переводе на русский значит «ограниченный во времени». Помните: нет никакого смысла стремиться к цели, если вы не понимаете, когда вам важно ее достичь. Русская пословица гласит: «Дорога ложка к обеду». Поэтому вы должны понимать, к какому времени вам важно получить результат, и если в обозначенный срок он не достигнут, то цель считается невыполненной.
Правильно сформулированная цель — это фундамент вашего успеха, на который кирпич за кирпичиком будут укладываться задачи, выполненные сотрудниками. Ставьте правильные цели в новом году и отслеживайте результаты с помощью методики SMART.
На практике поставленная цель часто не вносит никакой конкретики в то, куда двигаться дальше. Такие цели не вдохновляют, а наоборот, демотивируют и снижают самооценку. Избежать этого помогают техники постановки цели. Одна из них — постановка целей по SMART.
Определение SMART-целей
SMART — аббревиатура от 5 критериев, которым соответствует грамотно поставленная цель:
Specific (точно сформулированная);
Measurable (измеримая);
Achievable (достижимая);
Relevant (актуальная);
Time bound (привязанная к сроку).
Ниже дано подробное описание каждого критерия.
Specific: конкретизация желаемого
Это формулировка четкого результата, которого человек хочет достичь. Например, цель «похудеть» может подразумевать как желаемую цифру на весах, так и размер одежды.
Получать деньги можно, работая по найму или развивая собственный бизнес. А свой дом может находиться как в элитном поселке, так и в тихой, уютной деревне.
Когда цель сформулирована точно, становится понятно, в каком направлении двигаться: расти профессионально или искать бизнес идею и др.
Measurable: возможность измерить
Чаще всего это количественный показатель: на сколько килограммов похудеть, сколько зарабатывать в месяц и в какой валюте, на сколько процентов увеличить продажи.
Измеримость может выражаться и в качественном показателе: отметить день рождения в Италии, сдать на права, прочесть «Властелина колец» в оригинале и проч.
Этот критерий нужен для того, чтобы определить, достигнута ли цель. Он же помогает оценить прогресс: что уже сделано и много ли осталось.
Achievable: наглядная достижимость
Она показывает, возможно ли человеку достичь цели с учетом указанных сроков. Это зависит от того, имеются ли у него необходимые ресурсы: время, деньги, силы (физические и моральные), умения и т. д.
Несоблюдение этого критерия становится причиной того, что поставленные цели не мотивируют и даже вгоняют в невроз. Какой бы амбициозной ни была цель, она должна быть достижимой.
Relevant: актуальность задачи
Согласно этому критерию, цель должна соответствовать 2 требованиям:
согласовываться с более крупными, стратегическими целями (если в будущем человек планирует жить в доме у озера в тихом месте, то переезд в столицу с этим не стыкуется);
не вступать в конфликт с другими текущими целями (если человек планирует все вечера проводить с семьей, то не сможет ходить на вечерние курсы английского 6 раз в неделю).
От актуальности цели зависит, будет она мотивировать человека или нет.
Time bound: вложенная в четкие сроки
Заработать миллион рублей за год и за 10 лет — это разные цели, требующие для достижения разных шагов.
Дедлайн (крайний срок) может выглядеть как точная дата (к 8 марта 2021 года), временной промежуток (за год) или привязка к какому-то событию (например, к отпуску).
Автор метода SMART — Джорж Т. Доран. Широкое распространение техника получила в 80-е гг., когда была описана Кеннетом Бланшаром в его книге «Одноминутный менеджер и Ситуационное руководство».
Как влияет на производительность
Целеполагание по методу SMART положительно сказывается на производительности.
Происходит это за счет того, что поставленная в данной технике цель словно сама «напрашивается», чтобы ее побыстрее достигли:
в формулировке смарт-цели заложена подсказка, в каком направлении двигаться;
такая цель легко поддается декомпозиции, т. е. разделению на ряд маленьких подзадач;
в процессе реализации проекта прогресс легко контролируется;
поиск ресурсов начинается еще на этапе постановки цели, поэтому в дальнейшем много времени не отнимает;
такая цель мотивирует и вдохновляет, снижает риск прокрастинации.
Достоинства метода
Несомненные преимущества SMART:
Практичность. Легко составить план действий за счет точной формулировки.
Универсальность. Метод подходит для бизнес-планирования, решения личных задач, самосовершенствования.
Доступность. Для использования техники SMART не нужны специальные знания, поэтому она подходит всем.
Быстрый результат. За счет легкости планирования и заблаговременного поиска ресурсов цель, сформулированная по этой методике, достигается быстрее.
Мотивация. Так как по этому методу ставятся только актуальные цели, у человека не возникает сомнений в необходимости их достижения.
Профилактика прокрастинации и недобросовестной работы. За счет количественных показателей и дедлайнов такая цель не позволяет «передоговориться с собой» и работать недостаточно усердно.
Мониторинг процесса достижения. Количественные показатели и декомпозиция позволяют держать руку на пульсе.
Отсев неудачных вариантов. Проверка на достижимость и актуальность не дает человеку поставить ненужные цели и впоследствии потерять на них время.
Недостатки технологии целеполагания
Особенность метода в том, что после правильной постановки цели предполагается, что человек проведет декомпозицию, составит план действий и будет четко ему следовать.
Однако это преимущество оборачивается и недостатками:
Не учитывается влияние внешних факторов. Форс-мажоры, социальные и экономические изменения, болезни, неисполнительность других участников процесса — все это вносит коррективы в изначально стройный план.
Не берется во внимание человеческий фактор. Никто не ленится и не прокрастинирует по собственному осознанному желанию. Поэтому благая цель выйти на утреннюю пробежку может разбиться о желание подольше поспать. Кроме того, со временем у человека меняются жизненные приоритеты, и актуальная ранее цель становится бессмысленной.
Игнорируются более эффективные решения. Четкое следование плану в какой-то мере «зашоривает» человека, не давая ему разглядеть более удачные способы решения глобальных задач.
SMART-цели для бизнеса: зачем они нужны и как их ставить
Постановка целей по технологии SMART позволяет делать цели более понятными, конкретными, и как следствие, увеличить вероятность их достижения. Специалисты из американской компании HubSpot составили подробный материал о SMART-целях и работе с ними, а мы в ppc.world перевели его.
Что такое SMART-цели
SMART — это акроним, в котором зашифрованы критерии эффективности поставленных целей:
specific — конкретная;
measurable — измеримая;
attainable — достижимая;
relevant — уместная или актуальная;
time-bound — ограниченная по времени.
Каждая SMART-цель должна соответствовать этим критериям. Они гарантируют, что цель может быть достигнута и принесет пользу сотруднику и / или компании. Постановка SMART-целей полезна в любом деле, в том числе и в digital-маркетинге.
Теперь разберем, как ставить цели по технологии SMART.
Конкретизируйте
Допустим, вы хотите достичь успеха в работе. Но «выполнять работу лучше» не SMART-цель. Что именно в своей работе вы хотите выполнять лучше? Насколько лучше?
Работа маркетолога всегда связана с определенными KPI. Выберите конкретный показатель, который хотели бы улучшить: количество посетители сайта, лидов или клиентов. Также определите членов команды, которые будут работать над достижением цели, ресурсы, которыми они владеют и разработайте план действий.
На практике SMART-цель может звучать так: «Светлана и Денис должны увеличить количество переходов на сайт из email-рассылок». Понятно, кто из сотрудников участвует и чего они хотят достичь.
Основная ошибка — неопределенность
Старайтесь не ставить размытые цели, это может запутать команду и усложнить выполнение задачи. Вместо «Светлана должна увеличить эффективность email-маркетинга» поставьте цель «Светлана должна увеличить число кликов по email-рассылке на 10%».
Делайте результаты измеримыми
SMART-цели должны быть измеримыми, чтобы можно было отслеживать и оценивать прогресс. «Увеличить трафик в блог с email-рассылок» не SMART-цель, так как непонятно, насколько именно нужно увеличить трафик. Определите, к какому количеству трафика с рассылок вы стремитесь.
Чтобы оценить прогресс, выберите показатель и установите измеряемую цель: увеличить число посетителей сайта, лидов или клиентов в определенное количество раз или на определенное количество процентов.
Продолжим формировать SMART-цель, которую начали выше. «Светлана и Денис должны увеличить количество ежемесячных переходов на сайт из email-рассылок на 25%». Стало понятно, за какой период и на сколько нужно увеличить количество переходов.
Основная ошибка — отсутствие KPI
Эта ошибка связана с той, о которой мы говорили выше — отсутствие ключевого показателя эффективности делает цель размытой и неопределенной. Установите понятный и измеряемый KPI, например, вместо «Мы хотим улучшить удовлетворенность клиента нашим сервисом» поставить цель «Мы хотим, чтобы удовлетворенность клиента нашим сервисом была не менее семи баллов».
Оценивайте достижимость цели
Достижимость — это способность исполнителя справиться с поставленной задачей и достигнуть цели. Удостоверьтесь, что цель, которую вы ставите, не из области фантастики. Например, если трафик в блоге увеличился на 5% в прошлом месяце, попробуйте увеличить его на 8-10% в грядущем месяце, а не сразу на 25%.
Важно основывать цели на собственной аналитике, а не на отраслевых критериях, чтобы не замахнуться на недостижимые показатели. Иначе можно потерпеть неудачу и демотивировать команду.
Сделаем цель, которую мы поставили выше, реалистичной. «Светлана и Денис должны увеличить количество ежемесячных переходов на сайт из email-рассылок на 8-10%». Это более реальные показатели, таким образом вы не обрекаете себя и сотрудников на провал.
Основная ошибка — завышенные ожидания
Конечно, нужно всегда стремиться к улучшению результатов и развитию. Но если вы поставите заведомо нереалистичную цель, это может сбить вас с пути и усложнить отслеживание прогресса. «Мы хотим получить 10 000% от того, чего достигли в 2019 году» — нереальная цель, а вот «Мы хотим увеличить продажи на 150% в этом году» или «У нас есть квартальная цель достичь 20% годового прироста продаж» уже больше похоже на правду.
Ставьте актуальные цели
SMART-цель должна соответствовать бизнес-целям компании и учитывать текущие тенденции в отрасли. Приведет ли увеличение трафика от email-рассылок к увеличению дохода? Действительно ли вы можете значительно увеличить трафик из рассылок, учитывая текущие email-кампании?
Необходимо ставить цели, которые полезны для всей компании, а не только для одного конкретного отдела.
Как это повлияет на постановку SMART-цели? Возможно, придется изменить показатель для отслеживания прогресса в достижении цели. Например, бизнес изначально полагался на органический трафик для привлечения потенциальных клиентов и получения дохода, а аналитика показывает, что именно так можно получить более ценных клиентов. Так, SMART-цель могла бы звучать следующим образом: «Светлана и Денис увеличат ежемесячный органический трафик блога на 8-10%».
Основная ошибка — не ориентироваться на общие цели бизнеса
Если в целом у компании дела идут хорошо, можно попробовать развиваться в другом направлении. Но при этом не стоит полностью отказываться от основного направления бизнеса.
Вместо того, чтобы ставить цель: «Мы хотим полностью сменить тематику с b2c на b2b», попробуйте сформулировать ее так: «Мы продолжим увеличивать продажи b2c, исследуя влияние, которое наши продукты могут оказать на пространство b2b в следующем году».
Определите сроки
SMART-цель должна подчиняться графику. Достижение цели не должно занимать слишком много времени. Четкий дедлайн создаст для команды долю здорового давления, которое поможет в достижении цели. Оно позволит добиться последовательного и значительного прогресса в долгосрочной перспективе.
Что бы вы предпочли: увеличение органического трафика на 5% каждый месяц, что приведет к росту на 30-35% за полгода или увеличение на 15% без определенных сроков? Если вы выбрали первое, вы на верном пути.
Как будет звучать SMART-цель, если мы установим определенный срок? «В течение следующих трех месяцев Светлана и Денис будут работать над увеличением органического трафика в блог на 8-10%, достигнув в общей сложности 50 000 сеансов к концу августа».
Основная ошибка — отсутствие временных рамок
Отсутствие дедлайна приведет к перераспределению усилий или затруднит отслеживание прогресса. Вместо: «В этом году мы хотим начать крупную кампанию», поставьте цель: «В первом квартале мы сосредоточимся на подготовке кампании, чтобы запустить ее во втором квартале».
6 примеров SMART-целей для digital-маркетолога
Теперь разберем шесть примеров SMART-целей по всем критериям.
Увеличение трафика в блог
Конкретность: мы хотим увеличить трафик в блог, повысив частоту еженедельных публикаций с пяти до восьми раз в неделю. Ответственные за блог увеличат объем написания с двух постов в неделю до трех, а редактор — с одного поста в неделю до двух.
Измеримость: наша цель — увеличение трафика на 8%.
Достижимость: трафик повысился на 5% в прошлом месяце, когда мы увеличили частоту еженедельных публикаций с трех до пяти.
Релевантность: увеличивая трафик в блог, мы повышаем узнаваемость бренда и привлекаем больше потенциальных клиентов, это даст возможность нарастить продажи.
Дедлайн: конец этого месяца.
SMART-цель: в конце этого месяца трафик в блог вырастет на 8% благодаря увеличению частоты публикаций с пяти до восьми раз в неделю.
SMART — аббревиатура, которая используется для определения целей и постановки задач. Непосредственно формулировка «smart» переводится с английского языка как «умный».
В статье я расскажу, что обозначает каждая буква в этом слове, а также научу, как применять «умное» планирование в любой сфере.
Принципы постановки целей
Умение ставить цели — ключ к хорошим продажам и успеху во всех сферах жизни. Цели дают мотивацию и помогают достигать хороших результатов. При постановке целей нужно придерживаться следующих принципов:
ясность — быть понятными исполнителю, соответствовать своему направлению;
сложность — выступает в роли вызова и мотивирует;
обязательность и ответственность за результат;
обратная связь — позволяет понять, насколько эффективно вы двигаетесь к цели;
комплексность — цели бывают многоуровневыми, но для их достижения потребуется больше времени.
Подход «Smart» затрагивает все эти принципы. Чтобы понять, как они работают нужно рассмотреть расшифровку аббревиатуры.
S: Specific (ясность)
Заключается в том, что при постановке цели, задачи нужно ставить максимально ясными и понятными. Чаще всего в проекте задействован другой человек. Важное условие — получить от него обратную связь, удостовериться, что ему всё понятно.
В противном случае у исполнителя может возникнуть непонимание, и работа будет выполнена некорректно. Обязательно учитывается специфика бизнеса и актуальность. Для применения этой техники можно использовать следующие вопросы:
что мы хотим получить в итоге? (увеличить число подписчиков);
каких мы хотим изменений? (сменить дизайн сайта);
какая наша основная цель? (рост продаж);
Неправильно:повысить эффективность работы.
Правильно:внедрить систему мотивации и повысить качество работы сотрудников.
М: measurable (измеримость)
Здесь обозначаются конкретные цифры, к которым вы хотите прийти. Эта опция даёт вам сразу несколько преимуществ. Прежде всего, вы всегда можете измерить, на сколько процентов в работе вы уже продвинулись, а также сколько вам осталось до достижения результата. Плюс в итоге вы увидите на сколько процентов вы выполнили план (или перевыполнили). В чем можно измерить прогресс:
Проценты.
Деньги.
Отзывы.
Подписчики.
Лайки.
Частоту.
Время.
Одобрение.
В таком подходе будут уместны следующие вопросы:
какой результат мы хотим? (увеличить число подписчиков на 100 в сутки);
сколько мы хотим приобрести товара? (купить 20 блокнотов).
Неправильно:увеличить доход фирмы.
Правильно:увеличить прибыль компании на 20%.
A: achievable (достижимость)
Цель должна быть достижимой и адекватной. Недостижимые цели послужат хорошими мотиваторами, но в конечном результате от них придётся отказаться. Можно ставить сложные, но достижимые цели. Помните о ресурсах для выполнения плана. По достижимости цели можно разделить на такие критерии:
Недопустимость. При планировании работы и выполнении задач исполнитель заранее знает, что не справится. Например, нельзя работать 24 часа в сутки 7 дней в неделю. Такие цели ставить перед сотрудниками неуместно.
Труднодостижимость. Чтобы выполнить задачи для такой цели, нужно применить максимум своих знаний и умений. Например, задание для копирайтера — написать четыре лонгрида за один день. Такие задачи решить вполне реально, но не на постоянной основе. В противном случае у сотрудника случится профессиональное выгорание. Однако если к подобному плану прибегать время от времени — это будет своеобразным вызовом для работника или команды. После достижения результата человек испытает удовлетворение от проделанной работы.
Достижимость. Задачи, который чётко соответствуют ресурсам компании, а также уровню знаний и умений исполнителя. Например, написать один текст за день, согласно требованиям технического задания от заказчика.
Лёгкая достижимость. Задачи, которые слишком просты для специалиста своего направления. Например, попросить веб-дизайнера с опытом нарисовать кнопку для сайта за один день. С такими заданиями профессионал справится достаточно быстро, и ему будет неинтересно заниматься такой работой. Лучше поручить это новичку.
В идеале нужно чередовать сложные и простые по достижимости цели. Чтобы убедиться, что вы можете достичь поставленных задач, нужно сформулировать для себя вопросы:
смогу ли я достичь эту цель, согласно smart-технологии? (да/нет);
что может помешать в процессе её достижения? (высокая конкуренция);
что может помочь? (нестандартный подход).
Неправильно:превратиться в кота.
Правильно:нарядиться в костюм кота.
R: relevant (согласованность)
Цели должны соответствовать всем основным идеям проекта. Важно, чтобы сотрудники и ресурсы были согласованы между собой. Эта технология, также определяет истинность цели. Например, общая цель — увеличение оборотов выпускаемой продукции никак не согласована с отделом HR. Последние предлагают сократить численность сотрудников на 50%.
Вопросы, которые помогут при постановке задач:
для чего мы это делаем?
соответствует ли цель идеям всего проекта?
не ли противоречия между смежными задачами?
Неправильно: повысить мотивацию сотрудников и сократить зарплату на 20%.
Правильно: повысить мотивацию сотрудников и выдать премию за перевыполнение плана.
T: Time-bound (цели со сроком)
У любой кампании должен быть срок. Так же и у цели должна быть дата, к которой она будет достигнута. Если не устанавливать границ, идти к достижению цели можно бесконечно. В среднем по срочности задачи можно определить по следующим критериям:
долгосрочность — на период свыше года;
среднесрочность — от трёх месяцев до года;
краткосрочность — не более ста дней.
Одна большая и долгосрочная цель может подразделяться на небольшие краткосрочные подцели. Например, если нужно выполнить план по увеличению дохода компании на 120% за год, можно в месяц добавлять по 12% заказов. Сроки должны соответствовать ресурсам компании и навыкам сотрудников. Вопросы, которые можно задать себе при планировании сроков:
сколько времени потребуется на выполнение этой задачи?
хватит ли навыков команды для выполнения плана?
Неправильно: увеличить доход компании на 100% за 24 часа.
Правильно: увеличить доход компании на 100% за 6 месяцев.
Советы по применению
В использовании технологии есть свои особенности. Чтобы техника работала эффективно, руководствуйтесь следующими критериями:
приоритетность. Не нужно неукоснительно следовать Smart-системе. Важно понять, для чего всё делается, и кто за какую часть работы будет нести ответственность;
наглядность. Расшифровка целей и формулировка в письменном виде помогут увидеть все плюсы и минусы кампании. Вы сможете внести корректировки и улучшить эффективность работы. Выбирайте для себя любые удобные способы: составление майндмэп, записи в ежедневнике или блокноте;
гибкость. В процессе выполнения задач могут появиться новые идеи или технологии. Их нужно гибко встраивать в план и совершенствовать деятельность;
Не забывайте про мотивацию. Любой сотрудник работает лучше, когда есть определённая система поощрения. Это может быть словесная похвала, либо денежная. Например, за достижение цели — премия. Или есть идея покруче: провести Тимбилдинг!
Мы постоянно сталкиваемся с разными задачами — повседневными, рабочими, стратегическими. И решение кейса и выполнение любого поручения от руководителя упростятся благодаря постановке цели по системе SMART и использованию шаблона постановки задач Problem Statement Worksheet, которыми пользуются консультанты топовых компаний. Читайте гайд от экспертов Школы Changellenge >> и становитесь круче!
Как это бывает
Приближается лето, а с ним — отдых и путешествия. Но не для всех. Для кого-то лето — это первый опыт работы. Представьте, вы стали стажером в крупной компании. И вот как звучит ваше первое задание от руководителя:
Нам нужно повышать лояльность. Напиши, пожалуйста, три поста — зажигательных, ярких, в духе нашего бренда. Буду ждать.
Вы начинаете писать посты. Через несколько часов руководитель подходит к вам и говорит:
У меня еще одно задание. Посмотри, пожалуйста, динамику рынка электрических чайников — мы готовим презентацию для руководства.
И теперь вы решаете подготовить презентацию. Мотивация проста: для руководства — значит, важно, сделаю в первую очередь. Весь день уходит на работу в Power Point: цифры для графиков, дизайн, выводы. А тем временем ваш руководитель подходит, чтобы узнать, как дела. Показываете слайды.
Зачем так много? Я просто просил найти данные, не надо было делать слайды! У нас шаблон есть. К тому же нам было бы достаточно последних 5 лет, а не 10. А как там дела с постами?
Вы грустно пожимаете плечами и говорите, что не успели — все время потратили на презентацию. В ответ вы получаете просьбу побыстрее взяться за посты, потому что их надо опубликовать уже на этой неделе. Наученные горьким опытом, вы сначала смотрите, как оформлены посты вашей группы ВК, а потом пишете свои по образцу. Показываете их руководителю — он снова недоволен, потому что посты были предназначены для Фейсбука, а там все по-другому.
Что делать и кто виноват
Запомните: постановка задачи — это ответственность исполнителя. Да, на первый взгляд кажется, что это ваш руководитель во всем виноват — это он не предоставил вам всей нужной информации по задаче сразу. Но проблема в том, что у вашего руководителя не будет времени, чтобы рассказать все детали задания. Для вас важно понять задачу — в конце концов, это вам придется отдуваться и переделывать, если что-то будет не так.
Теперь подумаем, какой информации вам не хватало, чтобы выполнить обе задачи качественно. Какие вопросы стоило задать, например, в случае с презентацией?
Каков конечный продукт (слайды, график, текст..)?
Какой объем работы от меня ожидают?
Сколько времени у меня на выполнение этой задачи?
Какие материалы я могу использовать для выполнения задачи (шаблон презентации, базы данных…)?
С кем надо согласовать конечный продукт?
Ответы на эти вопросы вы бы получили, если бы воспользовались двумя инструментами — постановкой задачи по SMART и Problem Statement Worksheet.
Постановка задачи по SMART
Начнем с теории. Откуда вообще появилась методология SMART и что это такое? В переводе с английского «smart» — это «умный». Аббревиатуру SMART ввел Питер Друкер в 1954 году. Изначально правила постановки задач по SMART служили критериями хорошей стратегической цели компании. Впрочем, они неплохо работают не только в бизнесе, но и для повседневных задач и глобальных целей. Чтобы соответствовать критерию SMART, задача или цель должна быть:
Конкретной (Specific) – точно обозначать действия, которые нужно сделать. Например, задача «Раскрутить новую марку зубной пасты» не соответствует этому критерию, а вот задача «Провести маркетинговую кампанию, посвященную новой марке зубной пасты, в социальных сетях с охватом 1 млн. человек» соответствует.
Измеримой (Measurable) – отражать масштаб работ, которые нужно сделать, в количественном выражении. Например, «сделать 10 постов в Instagram» или «добиться 1 млн. просмотров видеоролика на Youtube». Таким образом, вы сможете получить количественное подтверждение того, что выполнили задачу.
Достижимой (Attainable) – соответствовать тем ресурсам, которые имеются в распоряжении исполнителя. Например, если вы должны за неделю с нуля написать и напечатать книгу, задача вряд ли достижима.
Актуальной (Relevant) – соответствовать целям того, кто ставит задачу. Если вы пишете посты для Facebook, а целевая аудитория сидит только в Одноклассниках, задача неактуальна.
Ограниченной по времени (Time Based) – задавать конкретный срок выполнения задачи. Здесь все просто: вы должны понимать, когда от вас требуется результат: через неделю, год или три года.
Немного практики
Определите, соответствуют ли следующие задачи критерию SMART. Если задача не соответствует, переформулируйте ее.
Поехать на метро в театр.
Купить новую пару джинсов Levi’s вместо износившихся старых.
Добиться чистоты в доме в это воскресенье.
На самом деле, формулировка задачи по SMART — это лишь первый шаг заполнения так называемого Problem Statement Worksheet — таблицы из 6 блоков, которые заполняются по мере знакомства с задачей (PSW). Этот шаблон разработан консультантами McKinsey&Company и описан в их гайдлайнах по ведению проекта. Он отлично подходит для решения бизнес-задач — именно поэтому мы советуем использовать его участникам кейс-чемпионатов.
Контекст (Context). Краткая информация о ситуации и проблемах, требующих решения. Например, компания собирается выходить на рынок электрочайников, из-за чего необходимо проследить динамику рынка.
Критерии успеха (Criteria for success). Опрелелите, чего нужно достичь с помощью предлагаемого решения. В вашем случае в итоговом результате важно учесть соответствие формату, релевантность данных, их актуальность, наглядность диаграммы.
Пространство решений (Scope of solution space). Дает понять, что именно нужно включать в анализ. Допустим, ваше руководство интересует данные только российского рынка за последние 3 года.
Ограничение пространства решений (Constrains within solution space). Очерчивает барьеры решения (например, географические, финансовые, организационные и т.п.). Это могут быть ограничения по бюджету или законодательные ограничения. В данном случае у вас могут быть, например, ограничения по использованию источников (руководство не может вам предоставить доступ к внутренней базе, поэтому нужно использовать только бесплатные открытые источники).
Заинтересованные стороны (Stakeholders). Дает представление о тех, кто заинтересован в результатах решения задачи. В данном случае это ваш руководитель, а также, вероятно, отдел стратегии.
Ключевые источники информации (Key sources of insight). С учетом 4 блока источника могут послужить открытые ресурсы: например, Euromonitor, Росстат.
Кстати, 3 и 4 пункт PSW часто путают. Как понять разницу? Рассмотрим простой пример: вы — консультант, и ваш клиент хочет найти клад на дне озера. Он знает приблизительное местонахождение клада и обводит его на карте пунктиром. Нужная часть озера — и есть пространство вашего решения. Вы приступаете к задаче и предлагаете использовать три моторные лодки, чтобы быстро найти клад. Однако клиент против: в озере он разводит редких рыб, и шум их напугает. Кроме того, три плавательных средства привлекут зевак, и стоит сократить их до одного. Вы столкнулись с ограничением пространства решений: невозможность использовать моторные лодки и обязательство взять только одно плавательное судно.
Все мы ставим перед собой какие-либо цели, после чего начинаем двигаться к ним. Все хорошо, мы мотивированы и находимся в полном восторге от того, что нас ждет в будущем. Но затем что-то идет не так: выясняется, что для достижения цели потребуется намного больше времени, чем планировалось, а блестящие перспективы забываются. К сожалению, постановка цели — это достаточно сложный процесс и все может пойти не так спустя уже несколько дней. Хорошая новость в том, что этому искусству можно научиться, если мы будем избегать самых распространенных ошибок.
Ставить нереалистичные цели
Когда вы только думаете о том, чего хотите достичь, важно выпустить свои фантазии и амбиции на волю. Однако как только вы нащупали цели, убедитесь в том, что они реалистичны и вы сумеете их достичь, сохраняя мотивацию и дисциплину.
Пробежать марафон вы не сможете сразу, поэтому ставьте пошаговые цели. Если вы хотите стать лидером компании, то у вас может получиться лишь в том случае, если вы будете двигаться к этой мечте, постепенно повышая свои навыки.
Наилучшим методом постановки целей является техника SMART.
Фокусироваться на небольшом количестве областей
Представьте, что вы написали список целей на следующий год: повысить продажи на 25%, попросить повышения и читать по пять книжек о лидерстве каждый месяц. Это прекрасные цели, однако недостаток такого подхода в том, что вы не обращаете внимание на другие области жизни. Если мы говорим о счастье, то вы не сможете чувствовать себя удовлетворенным до тех пор, пока главные области вашей жизни не будут сочетаться между собой. Используйте технику «Колесо жизни» для достижения гармонии.
Недооценивать время выполнения задачи
Как часто задача или проект отнимали у вас больше времени, чем вы планировали? Вероятно, так часто, что всех случаев и не вспомнить. Если вы недооцените время, необходимое для выполнения задачи, то можете демотивировать себя и сдаться.
Изучайте навыки тайм-менеджмента для того, чтобы планировать свои дела наиболее эффективным способом.
Не ценить поражения и неудачи
Не имеет значения насколько вы талантливы и упорно трудитесь — неудачи будут преследовать вас с завидной регулярностью. Однако поражения определяют наш характер и образ мышления. Будьте всегда оптимистично настроены, особенно когда у вас что-то не получается. Относитесь к сложностям как игре и всегда оставайтесь любопытными: «Почему у меня ничего не получилось? Какие уроки я могу извлечь из своего поражения?».
Простой совет: при победах радуйтесь, как ребенок, при поражениях отключайте эмоции, анализируйте и размышляйте критически.
Ставить цели, навязанные со стороны
Некоторые люди (родственники, друзья, начальник) могут повлиять на вас таким образом, что при постановке своих целей вы будете ориентироваться на их мнение. Несмотря на то, что они могут желать вам только лучшего, тщательно анализируйте свои мысли и эмоции. Действительно ли вы этого хотите?
Однако помните, что иногда хорошие взаимоотношения — это и есть ваша цель, поэтому научитесь быть ассертивными. Уважайте мнение других людей, но при этом имейте и свое собственное.
Не отслеживать прогресс
Достижение даже промежуточной цели требует времени. Поэтому если вы не отслеживаете свои успехи, то запросто можете потерять мотивацию.
Ставьте небольшие цели (ведущие к достижению больших), отмечайте их в журнале успеха и празднуйте свои достижения. Это придаст вам сил и энергии двигаться дальше.
Отслеживание прогресса также помогает пересматривать свои цели. Ваши приоритеты изменились? Вам нужно больше времени, чтобы привить себе определенный навык? Цели не высечены из камня, как и вы. Так что, если вы, ваша личность и ценности изменились, корректируйте и свои планы.
Ставить «негативные» цели
То, как именно вы думаете о своей цели, влияет на вашу уверенность при ее достижении. Например, вы можете поставить своей целью «сбросить вес». Однако это словосочетание имеет негативную коннотацию и заставляет вас думать о том, о чем не хотите — вашем весе. Перефразируйте свою цель на «быть здоровым» и вы почувствуете, что ваше желание достичь этой цели увеличилось.
Второй пример: вместо «прекратить оставаться допоздна на работе» думайте о том, чтобы «проводить больше времени со своей семьей». Разница в том, что в первом случае вы отказываете себе в чем-то без причины, тогда как во втором вы понимаете, зачем хотите достичь этой цели.
Ставить слишком много целей
Возможности человека невероятны, однако у всех нас имеется всего 24 часа в день. Фокусировка на большом количестве целей может привести к стрессу и прокрастинации.
Поэтому концентрируйтесь на качестве, а не на количестве. Установите себе три цели и твердо решите идти к ним каждый день. Если вы их достигнете, то вполне вероятно осознаете, что косвенно достигли успеха в других сферах. Например, написав книгу, вы поймете, что не только овладели навыками письма, но также научились общаться с людьми и разбираться в психологии.
Объем продаж в сравнении с аналогичным периодом прошлого года и его прирост.
Не учитывается влияние внешних факторов. Форс-мажоры, социальные и экономические изменения, болезни, неисполнительность других участников процесса — все это вносит коррективы в изначально стройный план.