25 лучших советов по правильной организации документов на рабочем столе компьютера!
Привет. С вами снова Лена! Поговорим сегодня об организации места на рабочих столах ваших компов? Тем более, что тема актуальная для многих.
Недавно заходила по делам на свою официальную работу и пожалела девочку-стажёра, которая держала руку с подрагивающими пальцами на мыши и никак не решалась нажать на нужную ей иконку на рабочем столе компьютера.
Знакомая ситуация – потому что этих иконок у ней на экране было около полусотни! Я вот эту проблему решила для себя ещё будучи привязанной к своему рабочему месту и когда была втиснута в жёсткие временнЫе рамки восьмичасового рабочего дня.
Как? Да просто:
Первым делом, кроме системного диска «С», где хранятся программы и драйверы, должно оставаться 15-20% места для возможных будущих программ.
А информацию не системообразующую, хотя и важную для работы (то есть прикладную) храните на второй части жёсткого диска под обозначением «Диск D». Это убережёт их в случае фатального сбоя и переустановки системы.
Итак, давайте разберемся в этом вопросе подробнее, в дальнейшем правильная организация документов на рабочей/домашней машине может сэкономить Вам массу времени!
Содержание
Вступление
Если правильно организовать хранение файлов и информации, навести порядок на компьютере, то вы сможете более продуктивно применять свой ПК. Это также приведет к повышению эффективности работы.
Уже давно приметили, что правильная организация работы позволяет значительно сэкономить время, которое приходится затрачивать на поиск файлов. Ко всему компьютер можно избавить от данных, которые уже не нужны.
Каждому из нас наверняка приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда на компьютере нет возможности найти что-либо важное. Есть папки, в которых все файлы представляют собой огромную кучу. То есть все файлы разбросаны в беспорядке. На компьютере много дубликатов файлов. И потому на диске они занимают много места.
В том случае, когда у вас появились проблемы с тем, чтобы отыскать необходимые вам файлы, на диске все меньше свободного места, а его все больше стали занимать папки и файлы, рекомендуем вам навести порядок на своем компьютере.
Отметим, что на это уйдет довольно много времени. Особенно в тех случаях, когда для того, чтобы правильно организовать хранение файлов, придется пройти несколько этапов. Однако, как показывает практика, все эти затраты времени оправданы. Они окупятся сторицей.
ВАЖНО! Потом, когда вы наведете порядок на компьютере, вам нужно будет только распределять новые файлы по соответствующим местам. Будь то папки, диски, разделы и прочее. У вас появится возможность быстро найти необходимую вам папку, файл или документ. И тому есть простое объяснение: вам будет понятно, где нужно вести поиск.
Итак, вы настроены выполнить работы, чтобы правильно организовать хранение и навести порядок на домашнем компьютере. При этом не нужно забывать о том, что делать это необходимо в определенной последовательности.
Основные принципы хранения информации
Вы полны решимости навести порядок на компьютере. Однако не спешите. Поначалу вы должны определить для себя базовые принципы, позволяющие упорядочить хранение данных.
Вы должны все объекты распределить на категории. И далее все новые объекты нужно будет распределять по категориям, которые были ранее созданы. Структура хранения данных должна соответствовать таким требованиям:
структура, которую создаешь, должна быть удобной и максимально понятной
изменения не должны быть хаотичными
всегда поддерживать порядок в той структуре хранения данных, которую выбрал
ВАЖНО! Как итог, на компьютере не будет ненужных и лишних файлов (поскольку файлы нередко дублируются), на дисках освободится место, продуктивность работы станет выше.
Определение порядка хранения данных
Если правильно распределять информацию на жестком диске, то надежность компьютера станет выше.
Как правило, дисковое пространство распределяется следующим образом: на системном локальном диске «С» стоит операционная система Windows, программы и прочие важные данные, которые требуются для того, чтобы работала система, а второй локальный диск становится хранилищем пользовательских данных.
Почему два раздела? Для чего они необходимы? В этом случае работа будет более надежной и безопасной. Вот почему систему и данные нужно разделить.
Если вдруг система потерпит крах, то о потере данных, которые хранятся на другом локальном диске (диск «D»), не может быть и речи. Ведь после того, как будет переустановлена система, потеряются лишь данные на системном диске «С». Все остальное будет в целостности и сохранности.
Вот почему на компьютере должна быть, как минимум, пара дисков. Но лучше, когда их и того больше. Например, диски «C», «D» и «E». Есть резон на диске «D» хранить личную информацию. Это могут быть, например, фотографии, учебные материалы, дистрибутивы программ, музыка, фильмы и прочее.
ВАЖНО! Перед тем, как заняться распределением данных, нужно обратить внимание на следующее. На системном диске должно быть достаточно места для того, чтобы без проблем работали операционная система и программы, которые установили на компьютере.
Не забывайте о будущем. Вдруг вы установите такие приложения, которые будут занимать много места на диске. Не забывайте и о том, чтобы на системном диске хватало свободного места. Оно необходимо для того, чтобы операционная система Windows работала оптимально. А это минимум 15-20%. Если пренебречь этим, то после того, как будет заполнено свободное пространство на диске, работа компьютера будет серьезно замедляться.
Папки «Документы» (Мои документы), «Рабочий стол», «Загрузки» размещены на системном диске «С». Бывает и так, что изредка в них сосредоточен огромный объем информации. Не забывайте о том, что такие каталоги можно перетащить на другой раздел жесткого диска.
Когда вы установите на компьютер приложения для облачного хранилища, папка хранилища по умолчанию будет находиться на диске «С». В том случае, когда вы применяете синхронизацию, все сведения «облака» окажутся на системном диске.
Когда объем облачного хранилища большой, то лучше всего перенести папку облачного хранилища. Для этого можно использовать другой локальный диск компьютера. Тогда вашим «облачным» данным не понадобится место на системном диске.
Диск «D» можно использовать, скажем, для папки Яндекс.Диск, размером более 200 ГБ. А диск «E» – для папки Cloud Mail.Ru, объемом 1000 ГБ. Эти папки синхронизированы с облачными хранилищами. В них – важные данные. Папки находятся на компьютере, то есть пользователю обеспечен доступ к этим файлам в любое время. И даже тогда, когда жесткий диск выйдет из строя, важная информация сохранится. Ведь синхронизация позволит ей остаться в сохранности в «облаке».
Локальные диски можно применять так:
диск «С» (системный диск),
диск «D» (хранилище файлов),
диск «E» (хранилище файлов).
Как только определился с дисками компьютера, можешь удалять дубликаты файлов. Когда дубликаты удалены, можно будет отсеять копии файлов, в которых уже нет надобности. Лишние данные будут удалены с компьютера.
ВАЖНО! Отметим, что есть немало таких программ, в которых для того, чтобы производить очистку компьютера, предусмотрены модули для поиска и удаления дубликатов. Если нужно удалить дубликаты файлов, действительно есть смысл применить специализированные программы. Таковыми являются, в частности, Auslogics Duplicate File Finder.
Как навести порядок на Рабочем столе
Когда на рабочем столе много ненужных данных, то работа компьютера замедляется. Пользователю удобно производить запуск программ и документов с Рабочего стола. Но тогда ему не нужно удивляться тому, что работа тормозится. У многих нет большого желания перемещать файлы на другой диск или загружать данные в облачное хранилище.
Рабочий стол — место работы. Отсюда и его название. Чтобы ни на что не отвлекаться, нет смысла на Рабочем столе размещать лишние элементы. Им можно найти другое место. Здесь должен быть минимум объектов. То есть таких, которые действительно необходимы. Если все так и сделать, то вы заметите, что эффективность работы ПК стала выше.
Когда работаешь на Рабочем столе, не накапливай разные временные данные: документы, папки, файлы. И запомни такое простое правило: как только работа подошла к концу, убери все объекты, перемести их в места постоянного хранения. Например, закончил работу над документом Word – сразу же переместите его туда, где хранятся документы этого типа.
И регулярно устраивайте чистку стола. Для этого, кстати, тоже есть специальные программы.
Как распределить файлы и папки
Вы определили места хранения файлов на компьютере. Теперь вам нужно заняться распределением файлов и папок по дискам. Начните с перемещения и сортировки понятных для вас данных. Непонятное оставьте для распределения в самый конец.
Создайте на диске папки для хранения файлов. Дайте им понятное название. Допустим, Архив. В них появятся другие папки для того, чтобы отсортировать файлы внутри по каким-то критериям.
У папок должна быть жесткая иерархия. Тогда можно будет понять, где и что находится. Представим, что у вас на ПК много фото, видео, музыки. Тогда перенесите все мультмедийные файлы на диск, который вы отвели для хранения.
В папку «Фото» сбросьте отдельные снимки и папки с фотографиями. Объедините фото по каким-то критериям. Скажем, по тому, когда или где сделаны снимки. Потом поместите фото в папки с определенным названием. Скажем, в папку «Командировка в Москву». К папкам с фотографиями можно добавить даты. Они облегчат вам поиск.
Точно так же разберите музыкальные файлы, фильмы, документы и пр. В итоге у вас появятся ненужные файлы, которые хранить не нужно.
ВАЖНО! Папки и файлы должны иметь понятные имена. Желательно это сделать сразу. Но можно и после завершения работы. Понятное имя экономит много времени при поиске нужного файла или папки.
Как навести порядок в программах
Нужно уделить внимание программному обеспечению компьютера – избавьтесь от ненужных игр и программ. Если надо, то произведите чистку ящиков электронной почты.
Порядок необходим и в браузерах. Ненужные расширения следует удалить. Надо разобраться с закладками. Значит, необходимо проверить их. Иногда сайты сворачивают свою работу, а закладка остается.
ВАЖНО! Визуальные закладки надо группировать и распределять так, чтобы было удобно. Если закладок в браузере много, то их можно сгруппировать в отдельные папки, у которых будет короткие и понятные названия.
Очистка и дефрагментация компьютера
Когда порядок наведен, займитесь чисткой компьютера от «мусорных» файлов. Когда перемещаешь большие объемы данных, появляется много временных файлов. Их нужно удалить, используя средства Windows. Можно также задействовать специализированную программу. В частности, CCleaner.
Последующая дефрагментация компьютера предполагает, что вы соберете фрагменты файлов на диске в одном месте. Выполнение дефрагментации ведет к упорядочению распределения файлов на компьютере, увеличивает скорость работы системы.
Как сохранить данные, используя резервное копирование
О надежном сохранении информации можно говорить тогда, когда сделаешь резервное копирование системы или важных сведений. Резервное копирование системы на другой диск позволяет зафиксировать ее состояние на момент архивации.
Если нагрянет крах операционной системы, то можно будет восстановить Windows из резервной копии. Если же откажет жесткий диск, система или прочие данные из резервной копии легко восстанавливаются на новый диск.
Собственное средство операционной системы Windows подойдет для резервного копирования. Можно также использовать специализированные программы: Acronis True Image (есть бесплатная версия — Acronis True Image WD), AOMEI Backupper и прочие.
Когда файлы распределены, остается только поддерживать порядок на компьютере. Новые файлы нужно помещать в ранее созданные категории. Можно создавать и новые папки. Когда повседневная работа выполнена, нужно распределять файлы и папки туда, где они постоянно находятся. На это много времени не потребуется.
Правильно организация хранения данных на компьютере существенно повышает эффективность работы. Когда файлы и папки распределены по дискам компьютера так, что образуется определенная структура, для пользователя не представляет большого труда найти необходимые данные.
Правильная организация хранения файлов и информации, наведение порядка на компьютере, сделает более продуктивной использование ПК, повысит эффективность работы на компьютере. При правильной организации работы на компьютере, пользователь сэкономит значительное количество времени, которое он тратит на поиск файлов, с компьютера будут удалены ненужные данные.
Многие пользователи часто сталкиваются с ситуациями, когда на компьютере невозможно, что-то найти. В папках все файлы свалены в кучу, царит полный хаос. Я думаю, что многим такое знакомо. Мало того, что файлы разбросаны в беспорядке, на компьютере полно дубликатов файлов, которые занимают значительное место на диске.
Меня уже несколько раз просили написать данную статью. Посетители, просматривая видео на моем канале YouTube, заметили, что Рабочий стол моего компьютера практически свободен от посторонних элементов, а в Проводнике файлы и папки на дисках распределены в определенном порядке, и имеют нормальные названия. Я выполняю свое обещание, правда, с задержкой на пару-тройку лет.
Мне часто приходилось иметь место с папками: «Новая папка1», «Новая папка2», с файлами типа: «111», «123» и т. п., часть папок бывают пустыми. Подобные файлы и папки имеют копии, дублируются.
Поиск в операционной системе Windows для доступа к необходимым данным с непонятными названиями, если их огромное количество, мало чем поможет. На разбирательство с беспорядком уйдет очень много времени.
В этой статье я поделюсь своим опытом по организации хранения файлов на компьютере. Если у вас есть свои наработки по упорядочению хранения и использованию информации на ПК, поделитесь об этом в комментариях к этой статье.
Если вы испытываете трудности с поиском нужных файлов, на диске уменьшается свободное место, которое постепенно занимают файлы и папки, вам следует заняться наведением порядка на своем компьютере.
Вам придется потратить много времени на правильную организацию хранения файлов (в «тяжелых» случаях, можно сделать это в несколько этапов), но поверьте, затраченное время будет того стоить.
В дальнейшем, когда беспорядка на компьютере уже не будет, вам придется только распределять новые файлы по соответствующим местам (диски, разделы, папки и т. п.). Вы быстро найдете нужную папку, файл или документ, потому что вам будет понятно, где их нужно искать.
Выполните работы по организации хранения и наведению порядка на домашнем компьютере в примерно такой последовательности:
Выбор правильной структуры для хранения информации.
Определение порядка хранения данных.
Удаление дубликатов файлов.
Наведение порядка на Рабочем столе.
Распределение файлов и папок.
Переименование файлов и папок для того, чтобы дать им нормальные имена.
Наведение порядка в программах.
Очистка и дефрагментация компьютера.
Резервное копирование важных данных.
Постоянное поддержание определенного порядка.
С чего начать?
Перед тем, как приступить к наведению порядка на компьютере, нужно определить для себя базовые принципы для упорядочивания хранения данных.
Все объекты необходимо распределить на категории, в дальнейшем все новые объекты должны распределяться по ранее созданным категориям. Структура хранения данных должна отвечать следующим требованиям:
создаваемая структура должна быть удобной и максимально понятной;
изменения не должны быть хаотичными;
необходимо поддерживать порядок в выбранной структуре хранения данных.
В результате с компьютера будут удалены ненужные и лишние файлы (так как файлы часто дублируются), освободится место на ПК, повысится продуктивность работы.
О порядке
Правильное распределение информации на жестком диске повышает надежность компьютера. В большинстве случаев, дисковое пространство компьютера распределяется следующим образом: на системном локальном диске «С» установлена операционная система Windows, программы, другие важные данные, необходимые для работы системы, а второй локальный диск используется для хранения пользовательских данных.
Для чего нужны два раздела? Для большей безопасности и надежности работы. Система и данные должны быть разделены.
В случае краха системы, вы не потеряете данные, которые находятся на другом локальном диске (диск «D»). Потому что после переустановки системы, будут потеряны только данные на системном диске «С», все остальное сохраниться в целостности и сохранности.
Поэтому на компьютере желательно иметь два или более локальных дисков (например, диски «C» и «D»). На диске «D» имеет смысл хранить свою личную информацию: музыку, фильмы, фотографии, учебные материалы, дистрибутивы программ и т. п.
Перед распределением данных, обратите внимание на следующее: на системном диске всегда должно хватать места для работы операционной системы и программ, установленных на компьютере. Не забывайте о будущем (вдруг вы установите приложения, занимающие много места на диске), и о том, чтобы на системном диске оставалось свободное место (минимум 10-15%) необходимое для оптимальной работы операционной системы Windows. В противном случае, после заполнения свободного пространства на диске, серьезно замедлится работа компьютера.
На системном диске «С» находятся папки «Документы» (Мои документы), «Рабочий стол», «Загрузки», в которых порой храниться большой объем информации. Эти каталоги можно перенести на другой раздел жесткого диска. Лично я этого не делаю, а только контролирую содержимое этих папок. Я не храню файлы в папке «Загрузки», а переношу загруженные файлы в места постоянного хранения.
После установки на компьютер приложения для облачного хранилища, папка хранилища по умолчанию расположена на диске «С». Если вы используете синхронизацию, все данные «облака» будут на системном диске.
Если объем облачного хранилища большой, оптимальное решение: перенести папку облачного хранилища на другой локальный диск компьютера. В этом случае, ваши данные из «облака» не будут занимать место на системном диске.
На своем компьютере я перемещаю папки облачных хранилищ на другие разделы. Прочитайте статью о том, как перенести Яндекс.Диск на другой локальный диск.
На диске «D» моего компьютера находится папка Яндекс.Диск, размером более 200 ГБ, а на диске «E» находится папка Cloud Mail.Ru, объемом 1000 ГБ. Эти папки синхронизированы с облачными хранилищами, в них находятся важные для меня данные. Папки находятся на компьютере, поэтому я имею постоянный доступ к этим файлам, и даже в случае выхода из строя жесткого диска, я не потеряю важную информацию, потому что благодаря синхронизации она сохранится в «облаке».
В данный момент, на моем компьютере установлены два жестких диска: на первом жестком диске расположены два Локальных диска «С» и «D», а на втором жестком диске – один Локальный диск «E».
Диски используются следующим образом:
Локальный диск «С» (системный диск).
Локальный диск «D» (хранилище файлов).
Локальный диск «E» (хранилище файлов).
После того, как вы определитесь с дисками компьютера, удалите дубликаты файлов.
Удаление дубликатов файлов
Удаление дубликатов поможет отсеять ненужные копии файлов, с компьютера будут удалены лишние данные. Во многих программах для очистки компьютера есть модули для поиска и удаления дубликатов. Для удаления дубликатов файлов можно воспользоваться специализированными программами, например, Auslogics Duplicate File Finder.
Структура рабочего стола
Очистка Рабочего стола — первый шаг в процессе наведения порядка на ПК. От обилия ненужных данных на Рабочем столе может тормозиться работа компьютера.
Некоторое время назад, мне принесли ноутбук, с операционной системой Windows 8. Ноутбук жутко тормозил. На Рабочем столе находилась куча папок, ярлыков и файлов. Там было много фотографий, часть фотографий дублировалась в разных папках. Я решил посмотреть, сколько данных находится на Рабочем столе. Оказалось, что около 250 ГБ, это меня даже немного шокировало.
Пользователям удобно все запускать с Рабочего стола, правда, потом они удивляются медленной работе своего компьютера. Мои предложения по перемещению файлов на другой диск или по поводу загрузки данных в облачное хранилище, часто встречают непонимание. Многим людям лень сделать лишний клик мыши для доступа к нужным файлам.
Рабочий стол — место работы (это не случайное название). От работы ничто не должно отвлекать. Поэтому на Рабочем столе не стоит размещать лишние элементы, которые вполне могут находиться в других местах, оставьте здесь только минимум объектов, действительно необходимых. После этого, вы заметите, что повысилась эффективность работы.
Во время работы на Рабочем столе могут скапливаться разные временные данные: папки, файлы, документы. Следуйте простому правилу: после завершения работы, уберите все объекты, переместите их в соответствующие места, туда, где они должны постоянно храниться.
Завершили работу над документом Word (например), переместите документ в места хранения для документов этого типа.
На Рабочем столе моего компьютера в Windows 10 находятся всего три объекта: значки «Этот компьютер» и «Корзина», и папка «Программы». С помощью значка «Этот компьютер» можно быстро попасть в управление компьютером (прочитайте здесь, как вернуть «Мой компьютер» на Рабочий стол), а в папке «Программы» находятся ярлыки наиболее часто мною используемых программ, большая часть которых переносные. Сами портативные программы расположены на диске «D».
Можно обойтись без подобной папки для ярлыков. Для портативных (portable) программ используйте программу-оболочку PortableApps.com Platform. Портативные программы могут находиться в любом месте компьютера, а запускаться они будут из оболочки. Папку с ярлыками переносных программ можно перенести в меню «Пуск» для того, чтобы запускать портативные программы оттуда, вместе с обычными приложениями.
Папки и файлы
После того, как вы определились с местами хранения файлов на компьютере, потребуется распределить файлы и папки по дискам. Сначала перемещайте и сортируйте понятные для себя данные, а то, что пока не понятно, оставьте на завершающий этап распределения.
На диске для хранения файлов создайте папки с понятными названиями, например, «Музыка», «Видео», «Фото», «Документы» и т. д. В этих папках будут созданы другие папки для сортировки файлов по определенным критериям.
Создайте жесткую иерархию папок для того, чтобы четко понимать, где что у вас находится.
Допустим, на вашем компьютере есть много фотографий, видео, музыки. Перенесите на диск, который вы будете использовать в качестве хранилища, все мультимедиа файлы.
В папку «Фото» будут помещены отдельные фото и папки с фотографиями. Сгруппируйте снимки по определенным критериям, например, времени съемки, поместите фото в папки, названные по определенным параметрам, например, в папку «Отдых на море в таком-то году». К папкам с фотографиями я советую всегда добавлять даты, для того, чтобы вы легко могли найти нужные фотографии.
В папку «Музыка» поместите все музыкальные файлы, которые следует распределить в категории (папки) по именам исполнителей, по названию альбома, по музыкальным жанрам и т. д., в зависимости от своих предпочтений.
Подобным образом поступите с фильмами, документами, другими файлами. В процессе разбирательства, вы найдете много ненужных файлов, которые не стоит хранить на компьютере.
Пример распределения папок на моем компьютере. На диске «E» создано несколько папок с понятными названиями. В папке «Музыка» находится несколько папок с аудио файлами, среди них папки «Дискотека 80-х» и «Зарубежные исполнители». В папке «Зарубежные исполнители» находятся папки, имеющие названия по именам исполнителей и названием групп.
Файлы программ распределены в папки, названные в соответствии с определенными категориями.
Подобная логичная структура поможет легко и быстро найти нужный файл или папку.
Понятные названия папок и файлов
Очень важно всегда придерживаться правила: папкам и файлам необходимо давать понятные имена. Имена должны быть понятны для любого человека.
Даже, если нет времени дать понятное имя в данный момент, найдите время для того, чтобы после завершения работы назвать файл или папку понятным именем. Это сэкономит массу времени, которое придется затратить на поиски нужного файла или папки.
Если на ПК много файлов с непонятными названиями, переименование займет довольно много времени. Выполните эту работу в несколько этапов.
О программах
Обратите внимание на программное обеспечение своего компьютера, удалите все ненужные программы и игры. Посмотрите почтовые ящики электронной почты, возможно, там потребуется произвести чистку.
Наведите порядок в браузерах. Удалите ненужные расширения. Разберитесь с закладками: проверьте закладки (бывает, что сайты прекращают свое существование), сгруппируйте или удобно для себя распределите закладки в окне визуальных закладок. Если у вас много закладок в браузере, сгруппируйте закладки в отдельные папки с краткими понятными названиями на панели закладок.
Постоянное поддержание определенного порядка
После распределения файлов, поддерживайте порядок на компьютере, новые файлы помещайте в ранее созданные категории, или создавайте новые. После выполнения повседневной работы, распределение файлов и папок в места постоянного размещения не займет много времени.
Выводы статьи
Наведение порядка на компьютере для правильной организации хранения данных на компьютере позволит серьезно повысить эффективность работы. Файлы и папки будут распределены по дискам компьютера в соответствии с определенной структурой, пользователь быстро найдет нужные данные.
Не рубль, не евро и даже не доллар. Время – вот главная валюта, которой всегда не хватает любому проекту. А беспорядок в хранении информации – один из главных пожирателей этой валюты.
Прямо сейчас теряют время и нервы миллионы замечательных специалистов своего дела. Одному никак не удается найти документ, которого ждет начальник или клиент. Другому – собрать для подготовки аналитического отчета файлы с фактами, разбросанными по всему компьютеру. Третьему – придумать слова оправдания перед партнером, которому по ошибке была отослана устаревшая копия договора и т.д., и т.п.
Прямо сейчас вы можете познакомиться с простыми правилами наведения и поддержания порядка в файлах и папках,которые сэкономят многие часы вашего рабочего и личного времени.
Поддержание порядка в файлах и папках – это базовый навык, без которого работа с информацией никогда не станет по-настоящему эффективной. К сожалению, этому навыку не учат ни в школе, ни в вузе, ни на работе. Те, кому очень нужно – доходят своим умом, придумывают собственные правила. Но даже если вы из их числа – возможно, вы найдете что-то полезное для себя в моей системе?
Опираясь на свой опыт пользователя ПК, специалиста по работе с информацией и тренера, в рамках «Мастерской самообразования» я написал мини-книжку «Как навести порядок на компьютере раз и навсегда» (распространяется бесплатно). В этой книжке я объясняю, как пользователи своими руками превращают информационный поток в информационный хаос – и предлагаю три простых алгоритма, позволяющих вновь превратить хаос в порядок. И тем самым – вернуть себе полный контроль над своими проектами, сэкономить время, снизить уровень стресса, высвободить ресурсы собственной памяти.
Мини-книжка войдет как приложение в большую книгу – об управлении личными информационными потоками. Но это потом. А пока –прямо сейчас предлагаю вашему вниманию отрывок о наведении порядка на самом заметном и оживленном «перекрестке» компьютера – на его «Рабочем столе».
Также вы можете воспользоваться ссылкой в конце этого поста – и бесплатно скачать мини-книжку целиком.
Шаг первый: наводим порядок на «Рабочем столе»
Знакома ли вам эта картина?
Это – типичный «Рабочий стол» типичного персонального компьютера. Его хозяин три месяца собирался с духом – и только что удалил часть файлов, смысл жизни которых был позабыт еще в прошлом веке. Теперь будет куда сбрасывать новые! ?
А к концу рабочего дня мой знакомый обещает выстроить оставшиеся файлы стройными рядами, чтобы не стыдно было демонстрировать компьютер постороннему взгляду. А после Нового года, честное слово, доберется и до папки «Мои документы». Там, правда, файлов в сто раз больше. Может, существует умная программа, которая все сделает сама?
Да, отвечаю я, есть программы, способные по нажатию одной кнопки удалить все файлы определенного размера, «возраста», формата и т.п.. «О, нет, так можно потерять много важной информации!» – грустнеет мой знакомый. И делится проблемами, на которые мне жаловались многие люди множество раз.
Проблемы Сергея Петровича
Назову своего знакомого Сергей Петрович Полторанин. Амбициозный и перспективный менеджер, начальник отдела растущей фирмы, слушатель программы Executive MBA.
Времени нет, говорит Сергей Петрович. Времени нет всегда. Поэтому хочется сэкономить время на мелочах. Например, когда нужно придумать имя новому файлу, Сергей Петрович называет его первым пришедшим в голову словом и кладет в папку, которая ближе лежит. Уже через пару-тройку недель он будет ломать голову: а для чего создавалась эта папка? что скрывается в этих файлах? почему на одну и ту же тему заведено несколько папок с похожими названиями, размещенных в разных местах компьютера?
Сергей Петрович в свое время проштудировал книгу «Windows для «чайников» – и прекрасно осведомлен о том, что в эту «операционку» встроена поисковая система. Но она слабо помогает. Потому что на запрос по ключевому слову система находит полторы сотни файлов – и каждый из них приходится открывать вручную, только чтобы вспомнить его содержание (терпения хватает лишь на десяток-полтора). Попробуй, подбери ключевое слово, присутствующее в нужном документе и отсутствующее во всех остальных, если давно позабыл детали их содержания! Да и названия файлов никаких намеков не содержат…
За три года работы в фирме наш герой накопил массу информации по любому вопросу, который входит в его компетенцию. Но реально использует для анализа только небольшую ее часть: почти никогда нет времени, чтобы в нужный момент «собрать в кучу» все, что относится к теме. Каждая «поисковая операция» отбирает у него не только время, но и силы. Еще больше напрягает необходимость удерживать в голове странные названия и нелогичное расположение файлов, используемых в текущем проекте. Плохо структурированная информация – это как заноза в мозгу, которая инфицирует организм усталостью и отбирает ресурсы памяти.
Еще больший стресс возникает, когда звонит директор или деловой партнер, просит срочных уточнений по одному из проектов и с плохо скрываемым нетерпением говорит: «Не будем вешать трубку, я подожду». А ты лихорадочно начинаешь искать то, чего не можешь вспомнить, там, где этого нет.
И настоящий апофеоз информационного хаоса – когда выясняется, что из нескольких копий одного файла, разбросанных по компьютеру, ты умудрился отправить партнеру самую старую, даже не отредактированную, с грамматическими и статистическими ошибками.
А ведь хочется не только работать, но и развиваться! Становиться экспертом, использовать накопленные знания для карьерного роста! Но девять десятых скаченных из интернета электронных книг и статей вряд ли когда-нибудь будут прочитаны, потому что Сергей Петрович давно не может вспомнить ни авторов, ни названий, ни затронутых тем – ни, тем более, поводов, которые каждый раз заставляли его пополнять свою «копилку знаний». Тем не менее, он продолжает азартно реагировать на книжные рекомендации друзей и коллег в социальных сетях.
Одно утешает Сергея Петровича. Когда он осторожно поинтересовался у сотрудников отдела, как они работают с информацией, выяснилось, что у них – похожие проблемы. Как и у главбуха Светланы Николаевны. Как и у жены – кандидата наук, доцента местного вуза. Как и у сына-студента – несмотря на то, что тот активно пользуется новомодными гаджетами и интернет-сервисами, в т.ч. для работы с информацией.
Еще несколько важных штрихов к портрету Сергея Петровича Полторанина. Возможно, вы представили его неорганизованным, рассеянным охламоном. И ошиблись. На его рабочем столе и в блокноте-органайзере – всегда идеальный порядок. Сергей Петрович никогда не нарушает обещаний, сдает проекты в срок, не опаздывает на встречи, не обманывает сотрудников, не теряет ключи от машины – и очень не любит необязательных, неряшливых людей. Родители, школа, институт, книги – все внесли вклад в обучение Сергея Петровича правилам самоорганизации в реальной жизни.
Но, увы: с помощью книжки «Windows для «чайников» и другой компьютерной литературы Сергей Петрович сумел освоить лишь элементарные операции с файлами: «создать», «копировать», «вставить», «удалить» и т.п. – но эти команды сами по себе не создают порядок (потому что хаос – тоже создается с их помощью!). А курсов и тренингов, где учат чему-то большему, Сергею Петровичу никто не предлагал. Возможно, чему-то полезному в области структурирования данных наш герой мог бы научиться на библиотечном факультете или на семинарах для конкурентных разведчиков. Но не осваивать же вторую профессию, дабы получить базовый инструмент для первой?!
Решение проблем Сергея Петровича
Итак, давайте начнем шаг за щагом решать проблемы нашего героя. Вы удивитесь, насколько просты эти решения.
Очистка «Рабочего стола» – первый шаг, потому что самый простой. Чтобы решить проблему хаоса на конкретном «Рабочем столе» раз и навсегда, вам потребуется полчаса, от силы – час. Может даже оказаться в итоге, что вы больше времени потратите на прочтение этого отрывка. ? Зато, прочтя его – сможете в любой момент воспользоваться предложенным алгоритмом с полным пониманием всех его тонкостей и вариантов применения.
Помните, как наш герой собирался выстроить файлы стройными рядами, чтобы его «Рабочий стол» выглядел прилично в глазах офисных посетителей? Я еле отговорил его от этой затеи, бесполезной с точки зрения наведения порядка в документообороте. Файлы – не кухонный сервиз: при работе с файлами важно не столько отсутствие хаоса, сколько наличие системы. ?
Приведу в пример ученых мужей недавнего прошлого, многие из которых активно использовали в работе домашнюю библиотеку. Невозможно представить, что настоящий исследователь и энциклопедист станет расставлять тома на книжной стенке по цвету и размеру корешков. С обывательской точки зрения это был бы идеальный порядок, полная победа над хаосом. Но только обладатель феноменальной памяти сможет сопоставить классификацию книг по цвету корешков с их классификацией по содержанию. А у обычного человека каждый (!) поиск справочных материалов будет занимать часы вместо минут и секунд.
Разумеется, профессионалы раскладывают свои книги исключительно по содержанию: темам, жанрам, авторам и т.д. – и прекрасно обходятся без книжного каталога. Я и сам могу без всяких усилий найти любую из тысяч книг в моей библиотеке. Достаточно протянуть руку в нужном направлении – и взять.
Трюк «Найти позабытое»
Заметьте: память у меня – отвратительная. Я вообще считаю, что необходимость удерживать в памяти более семи однотипных объектов следует приравнять к пыткам, запрещенным Конвенцией ООН еще 30 лет назад. Тем не менее, я легко ориентируюсь в своей библиотеке.
Все, что мне необходимо помнить – этопринцип, по которому разложены книги (четыре стеллажа поделены между справочной, деловой и художественной литературой; средние полки отданы наиболее востребованным темам, нижние – менее, а верхние – наименее востребованным; авторы внутри тем расставлены по алфавиту).
Когда возникает необходимость найти книгу, я по этому принципу, как по шаблону, за доли секунды заново «переизобретаю» в уме структурную схему своей библиотеки. После этого мне достаточно отдать себе отчет, в каком «узле» этой структуры должна храниться нужная книга.
Заметьте, я не сказал: «где хранится» – я этого не способен запомнить. Я сказал: «где должна храниться». Согласноструктурной логикебиблиотеки.
Как правило, я достаточно точно угадываю примерное направление поиска. Когда я подхожу к определенной полке, мне остается бросить взгляд влево-вправо-вверх-вниз, чтобы скорректировать поиск. В этот момент я действительно начинаю припоминать закрепленную за отдельными полками тематику книг и примерное расположение авторских подборок. И вот уже, несмотря на хиленькую «мышцу памяти», я держу нужную книгу в руках.
Проходит время, я покупаю новую книгу – и сходу нахожу для нееподходящееместо, где она никогда не затеряется. Перечитанную книгу – тут же возвращаю на свое место. А с остальных – раз в неделю стираю пыль. ? Словом, трачу на поиск и поддержание порядка в книгах минимум времени, ресурсов памяти и волевых усилий.
Повторяем трюк на «Рабочем столе» ПК
Давайте вернемся в кабинет Сергея Петровича Полторанина. Помните, как выглядел «Рабочий стол» на мониторе его ПК (см. картинку в начале поста)? Мы поколдовали с владельцем компьютера около получаса – и вот результат (см. картинку ниже).
Разумеется, главная фишка не в том, что мы с Сергеем Петровичем удалили три четверти файлов с «Рабочего стола» и освободили девять десятых его поверхности. Хотя чистый стол, согласитесь, вдохновляет. ?
Но основная фищка в том, что на «Рабочем столе» появились определенные зоны (своего рода, «книжные полки»), привязанные к файлам определенного назначения.
Это лишь один из многочисленных возможных вариантов группировки на «Рабочем столе» файлов различного типа и назначения (точнее,ярлыковк этим файлам). В данном случае, в левом верхнем углу были размещены ярлыки наиболее востребованных пользователем компьютерных программ. В правом верхнем углу – ярлыки чаще всего используемых папок с файлами. В левом нижнем углу – ярлыки электронных книг, которые вы сейчас читаете. В правом нижнем углу – ярлыки документов, которые вы редактируете в текущий период времени.
На картинке были использованы четыре естественных зоны – четыре угла «Рабочего стола». Но количество выбранных зон зависит только от ваших задач и стиля работы. Мне, например, достаточно двух «книжных полок» (в левом верхнем углу я храню текущие документы, в правом верхнем – регулярные «напоминалки» и «правила жизни» для себя). А вы, если захотите, можете создать до девяти рабочих зон (мысленно разделите «Рабочий стол» на 9 частей, подобно грани «кубика Рубика»). Конечно, если в этом есть реальная необходимость. Если ее нет – лучше ограничьтесь минимумом.
Совершенно иным, чем на картинке, может быть и назначение зон. Например, можно вообще отказаться от размещения на «Рабочем столе» ярлыков программ – и хранить их исключительно на «Панели задач» (на полоске в нижней части экрана) либо в меню кнопки «Пуск» (пользователи Windows 8 могут загружать лотки интерфейса «Метро»).
Вы можете отдать предпочтение совершенно другим типам документов: например, обновлениям семейного фотоальбома, спискам дел на неделю, месяц квартал, год, видеофильмам для просмотра в ближайший уик-энд и т.п.
Вообще, назначение зон зависит исключительно от ваших потребностей: дизайнер создаст один набор «книжных полок», юрист – абсолютно другой, начальник отдела продаж – третий, бухгалтер – четвертый и др. Естественно, каждый из них также будет с разной скоростью обновлять файлы на «Рабочем столе» (поскольку у каждого специалиста – свой рабочий ритм, свой темп информационной жизни).
Самое главное:
а) всегда используйте «книжные полки» строго по назначению(то есть никогда не добавляйте на «Рабочий стол» ярлыки файлов, для которых не предусмотрено рабочей зоны):
б) добавляйте ярлыки только самых важных файлов,используемых в данный момент (советую ввести ограничение – до 7 файлов на одной полке, а остальные – размещать в файловых каталогах).
Кстати, вы обратили внимание, что я все время говорю оярлыках, а не о самих файлах? Да-да, размещайте на «Рабочем столе» именно ярлыки, а не сами файлы.
Во-первых,всегда есть риск нечаянно смахнуть содержимое «Рабочего стола» в «Корзину». Если это были ярлыки – сами файлы не пострадают.
Во-вторых,если у посетителя, который присел на минуту возле вашего компьютера в отсутствие хозяина, возникнет соблазн стащить несколько файлов с «Рабочего стола» – ваша привычка размещать ярлыки значительно замедлит эту диверсию (чтобы узнать реальное расположение файлов-оригиналов, злоумышленнику придется заглянуть в «Свойства» каждого ярлыка, запомнить путь, пройти по нему, найти файл и скопировать его на флешку).
В-третьих,если у вас на «Рабочем столе» размещены файлы – компьютер загружается медленнее. Если файлы заменить ярлыками – гораздо быстрее.
Генеральная уборка на «Рабочем столе» (и компьютере в целом) дает три практических выгоды и один мотивационный бонус. Выгоды:
Выэкономите свое время, нервы, энергиюпри поиске нужных документов.
Вытратите меньше времени, нервов, энергии на сложные проекты– да, теперь вы можете смелее браться за сложные проекты! – поскольку вам не представляет особой сложностисобрать десятки документов по теме из разных папок.
Мотивационный бонус: лицезрение порядка вдохновляет на его дальнейшее поддержание. ?
Итак, пора приступить к практике. Не предлагаю прямо сейчас заняться наведением порядка на вашем «Рабочем столе» Windows. Вначале налейте себе свой любимый чай или кофе. Затем распечатайте следующую страницу и – следуйте инструкциям!
Алгоритм «книжной полки»
1. Выберите время, когда вас никто не потревожит. Даже при максимальной засоренности «Рабочего стола» вам вряд ли потребуется больше часа.
2. Посредине «Рабочего стола» создайте папку «Очистка». Раскройте папку (не на весь экран) и перетащите в нее все файлы с «Рабочего стола» (кроме иконок «Мой компьютер» и «Корзина»).
3. Определитесь, какие программы, папки и файлы являются для вас объектами первой необходимости. Назначьте для выбранных вами типов объектов определенные зоны «Рабочего стола». Например:
в левом верхнем углу разместите ярлыки важнейших программ;
в правом верхнем углу – ярлыки самых активно используемых папок;
в левом нижнем углу – ярлыки книг, которые сейчас читаете:
в правом нижнем углу – ярлыки самых важных документов.
Количество, расположение и назначение зон может быть иным, в зависимости от ваших задач и стиля работы.
4. Завершив обустройство «Рабочего стола», перенесите из папки «Очистка» второстепенные, но необходимые файлы в папку «Мои документы». Ненужные файлы – удалите вместе с папкой «Очистка».
5. Когда полностью прочтете эту мини-книгу и наведете порядок в «Моих документах» и других папках – вы будете точно знать, какие файлы и папки для вас самые важные в данный момент. Еще раз проведите ревизию «Рабочего стола» и вынесите на него ярлыки действительно важных и актуальных файлов. С этого момента на «Рабочий стол» должны попадать именно ярлыки, а не сами файлы.
Еще два алгоритма – по наведению порядка в структуре папок и в названиях файлов – подробно описаны в мини-книге «Как навести порядок на компьютере раз и навсегда».
Как избавиться от множества ненужных ярлыков и папок на рабочем столе?
Ответ мастера:
Время от времени наводить порядок необходимо не только в комнате, но и на персональном компьютере. Используемые файлы и неиспользуемые ярлыки выглядят не слишком привлекательно на рабочем столе, они затрудняют ориентирование, а порой просто раздражает. Ненужные файлы убирать можно различными способами.
Если пользователь не использует папки «Сетевое окружение» и «Мои документы», нужно убрать их с рабочего стола. Для чего необходимо щелкнуть правой кнопкой манипулятора в любом незанятом месте рабочего стола, а затем в появившемся меню воспользоваться строкой «Свойства». Аналогичный способ: вызвать «Панель управления» при помощи главного меню системы «Пуск», там щелкнуть по ярлычку «Экран».
В появившемся диалоговом окне под названием «Свойства: Экран» необходимо перейти на закладку «Рабочий стол». Там нужно нажать на параметр «Настройка рабочего стола», в возникшем окне «Элементы рабочего стола» на странице «Общие» необходимо снять флаги в полях рядом со знаками «Сетевое окружение» и «Мои документы». Папка «Мой компьютер» бывает необходима обычно, поэтому следует ее оставить на рабочем столе. Затем нажать кнопку «ОК», для того, чтобы применить выбранные настройки, и закрыть окно свойств, нажатием на ту же кнопку.
На данной вкладке «Рабочий стол» необходимо выбрать кнопку «Очистить рабочий стол», тогда будет запущен «Мастер очистки рабочего стола». Данная утилита поможет определить, какие ярлыки на рабочем столе давно не использовались, и решить, стоит ли их оставлять на десктопе или перенести в директорию «Неиспользуемые ярлыки». Необходимо следовать инструкциям установщика, чтобы выполнить процедуру очистки до самого конца.
В случае на рабочем столе пользователя наличия большого числа ярлыков часто используемых приложений, необходимо в панель быстрого запуска переместить часть из них. Для чего нужно установить курсор на ярлык конкретного приложения, зажать левую кнопку манипулятора и перетащите его на панель быстрого запуска задач (панель, которая расположена снизу экрана).
Если пользователь не видит перемещенную только что иконку, необходимо щелкнуть правой кнопкой манипулятора по панели задач, в контекстном меню выбрать пункт «Панели инструментов», а там в подчиненном меню установить флаг в строке «Быстрый запуск». Удалить скопированный только что в быстрый запуск ярлык с рабочего стола.
Каждый раз при запуске операционной системы пользователь обычно открывает одни и те же приложения, стоит добавить их в меню «Автозагрузка». Для чего необходимо открыть директорию «Автозагрузка», которая расположена в папке C:\Documents and Settings\Имя пользователя\Главное меню\Программы\Автозагрузка. Нужно скопировать туда ярлыки всех файлов, которые часто используются сразу после запуска операционной системы. А сами ярлыки необходимо удалить с рабочего стола.
Рабочий стол занимает практически весь экран. Это область, в которой Вы производите большинство действий. Если Вы храните файлы (документы, папки и псевдонимы) на рабочем столе, Вы можете их систематизировать, чтобы было проще находить нужное.
Группировка файлов по папкам
Вы можете быстро разложить файлы на рабочем столе по папкам. Выберите все объекты, которые Вы хотите сгруппировать, нажмите один из выбранных объектов, удерживая клавишу Control, затем выберите «Новая папка из выбранного». (Заблокированные объекты не могут быть сгруппированы.)
Автоматическое упорядочивание файлов в стопки
Стопки помогают упорядочить файлы в аккуратные группы на рабочем столе. Можно группировать стопки по типу, дате или тегам. При группировке по типу все изображения помещаются в одну стопку, все презентации помещаются в другую стопку и т. д.
Когда Вы добавляете новые файлы, они немедленно переносятся в правильную стопку, так что порядок поддерживается автоматически.
Расстановка файлов на рабочем столе
Вы можете расположить файлы на рабочем столе самыми разными способами. Файлы можно отсортировать по имени, типу, дате добавления, размеру, тегам и т. п. Нажмите рабочий стол, выберите «Вид» > «Сортировать», затем выберите вариант. Если Вы хотите самостоятельно задавать размещение файлов на рабочем столе, оставьте для параметра «Сортировать» значение «не выбрано»
При этом Вы сможете в любой момент аккуратно расставить файлы — просто нажмите рабочий стол, выберите «Вид» > «Расставить», затем выберите вариант расстановки файлов.
Изменение размера значков, размера сетки, размера текста и т. д.
Нажмите рабочий стол, выберите «Вид» > «Показать параметры вида», затем с помощью элементов управления внесите изменения. Можно также нажать рабочий стол, удерживая клавишу Control, а затем выбрать «Показать параметры вида». См. раздел Изменение параметров вида в Finder.
О других способах настройки рабочего стола см. в разделе Изменение настроек Finder.
Совет. Если Вы включили «Папки «Рабочий стол» и «Документы»» в iCloud, Вы можете пользоваться объектами со своего рабочего стола на другом Mac. Для этого нужно будет на нем войти в ту же учетную запись iCloud и включить «Папки «Рабочий стол» и «Документы»».
структура, которую создаешь, должна быть удобной и максимально понятной