Как работать и все успевать? ТОП-40 советов и рекомендаций!
Здравствуйте. Я Лена, и сегодня пользуюсь случаем и письмом Виктора из Волгограда, чтобы дать несколько практических советов тем, кто хочет работать и при этом всё успевать.
Виктор вот сетует (но, правда с юмором, не жалуется, молодец!) что руководство компании, видя, что парень всё успевает, старается навалить не его плечи дополнительные обязанности – притом почти всегда не связанные с его основной работой.
Ну, во первых, есть штатное расписание и плотно связанные с ним должностные обязанности и всевозможные инструкции, регламентирующие их выполнение.
Простой пример: нельзя заставлять подсобного рабочего выполнять задания, которые может выполнить только квалифицированный фрезеровщик. Человек просто без пальцев останется…в лучшем случае. Но почему-то когда дело касается интеллектуального труда, математика, условно говоря, норовят загрузить обязанностями гуманитария. Значит, что?
Первый путь: «не гнать лошадей», чётко планируя своё рабочее время и соотносить его с поставленными на данный момент задачами.
Если видите, что вас изначально загружают ни при каких условиях невыполнимыми вводными – попросите показать вам того человека, который когда-то с таким объёмом работ справлялся за данный промежуток времени. Подобная просьба у вменяемого руководителя не вызовет реакции «Не умничай!»
Итак, что тут можно предложить еще? Давайте разберемся.
Содержание
Вступление или как успеть сделать всю работу до обеда: 16 советов
20% ваших усилий определяют 80% ваших результатов. Но какие это усилия?
Нил Пател — консультант, маркетолог, основатель интернет-сервисов Crazy Egg и KISSmetrics.
Представьте себе: ко времени обеда вы отодвигаетесь от стола с удовлетворенным вздохом, садитесь за руль и едете в ресторан или домой, чтобы не спеша, без волнений пообедать, размышляя о том, как будете играть в гольф до конца дня.
Это вполне реально. Вы можете успевать сделать 90% своей работы — а то и больше — по утрам. Но как? Я дам 16 советов, но сначала небольшое предисловие.
Во-первых, я определяю работу как вещи, которыми вы занимаетесь сами — важные дела. В идеале встречи и совещания нужно вывести из этой картины. Во-вторых, этот подход основан на принципе Парето: 80% ваших результатов определяются 20 процентами ваших усилий. Когда вы делаете работу по утрам, это значит, что к важным задачам можно отнестись более умно.
1. Планируйте день вечером
Каждый день вечером нужно перечислить все свои задачи и отметить, когда именно вы собираетесь их сделать на следующий день. Если вы не спланируете утро, вы не будете продуктивны. При этом не планируйте слишком много. Составляйте график достаточно свободно, чтобы действительно успеть сделать реальную работу.
Беспорядок в офисе отвлекает. Записка со словами «Срочно позвонить Бобу!» может испортить весь день. А когда вы появляетесь в совершенно чистом кабинете, это помогает думать более ясно и работать более старательно.
3. Просыпайтесь очень рано
Чтобы все успевать, надо вставать вовремя. Я рекомендую промежуток с 5.30 до 6.30 утра. Если ваши утренние ритуалы отнимают больше времени, можно встать чуть-чуть пораньше. Очевидно, что и время, когда вы ложитесь спать, нужно подстроить под этот график.
4. Физические упражнения
Наука показывает, что утренние физические упражнения помогают лучше думать, лучше работать и стать более производительными. Исследователь Джон Рейти из Гарварда пишет, что физические занятия необходимы, чтобы добиться высокой производительности в интеллектуально требовательных профессиях. К этому вас может подготовить короткая пробежка или 30-минутные занятия йогой.
5. Строго держитесь графика
Не позволяйте себе отклоняться от намеченного курса. Времени у вас не так уж много. Не ломайте график: пусть график ведет вас, и тогда вы сможете успевать больше.
6. Дайте себе 20 минут, чтобы войти в ритм
Ощущение потока приходит, когда вы полностью поглощены своим делом, сфокусированы на нем и добиваетесь результата на высоком уровне и в быстром темпе. Нужно время, чтобы войти в это состояние, и если вы не чувствуете, что поглощены работой, немного подождите.
7. Принимайте решения за 60 секунд
Принятие решений — воронка, которая высасывает время. Когда вы сталкиваетесь с необходимостью принять решение по ходу работы, дайте себе минуту. Ваше решение будет не хуже, но займет меньше времени.
8. Носите наушники
Они отсекают отвлекающие факторы и помогают сосредоточиться. Harvard Business Review рекомендует работникам надевать их, чтобы быть продуктивнее.
9. Сначала делайте самое сложное
Марк Твен писал: «Если с утра первым делом съесть лягушку, то худшее уже позади». Брайан Трейси превратил это утверждение в целый принцип: «Отбросьте брезгливость, съешьте лягушку». Если ваша самая главная и самая неприятная задача выполнена первой, остаток дня будет чрезвычайно продуктивным.
10. Пишите тексты как можно раньше
Это одна из самых интеллектуально требовательных задач. Однако написание текстов также помогает сфокусировать мозг и повысить производительность. Если вы пишете что-то в самом начале дня, вы повысите качество не только своих текстов, но и оставшейся части дня.
11. Избегайте поездок на работу
Особенно если они долгие — тогда сделайте все, чтобы вам не надо было ехать. Это не просто потраченное время: это умственное опустошение. Поездка в офис и обратно — один из самых стрессовых промежутков времени. Начать день с этого стресса значит убить свою производительность. Даже в Starbucks не нужно ходить (закажите домой).
12. Не проводите совещаний (даже по телефону)
Если вы давно в бизнесе, то вы знаете, что большинство совещаний — просто трата времени. Избегайте их всеми силами, если это возможно.
13. Не спешите проверять почту
Электронные коммуникации влияют на нас столь же деструктивно, как совещания. Да, отвечать на почту нужно. Это важно, но она поглотит весь день, если вы с нее начнете.
14. Придерживайтесь определенного распорядка
Если вы делаете что-то регулярно, вы сможете делать это лучше и быстрее каждый раз. Как только вы найдете подходящий распорядок, держитесь его. Это трамплин к производительности.
15. Обеспечьте себе комфорт
Сделайте все, что нужно, чтобы настроиться на успех. Если для этого нужно принять душ, побриться, съесть завтрак, сделать запись в дневнике, помедитировать, покормить собаку, открыть шторы — сделайте это. Когда вы выполните эти подготовительные задачи, вы создадите обстановку, делающую вас продуктивнее.
16. В определенное время вознаграждайте себя
Установите часы или даже таймер с обратным отсчетом. В определенный момент вам нужно будет остановиться. Сделайте это. Подбросьте в воздух конфетти, станцуйте свой праздничный танец. Время наградить себя.
А если у вас полно энергии и есть внутреннее стремление сделать еще больше, вовсе не обязательно бросать все до обеда. Если работа наполняет вас счастьем и удовлетворенностью, продолжайте. Когда 90% работы удается сделать утром, это лишь означает, что за день вы успеете сделать больше 100%.
И это звучит неплохо.
Источник: https://ideanomics.ru/articles/3092
7 советов, как уходить с работы вовремя и все успевать
Это знакомо большинству работников. Вы проводите на работе все больше времени, но кажется, успеваете все меньше. Не многие могут похвастать, что покидают рабочее место в пресловутые 18:00.
«Есть несколько причин, почему наш день так «раздулся», — говорит специалист по тайм-менеджменту Джули Моргенстерн. — В компаниях постоянно сокращают количество сотрудников. Мы живем во времена быстрых перемен, поэтому дела больше не «идут своим чередом». Когда вы осознаете, что задач у вас больше, чем времени на их исполнение, то научитесь концентрироваться только на самом необходимом».
Означает ли это, что, прочтя эту статью, вы станете максимально эффективным тайм-менеджером и никогда больше не задержитесь в офисе после 6 вечера? Вряд ли. Но кем бы вы ни были и чем бы ни занимались — несколько полезных советов о том, как распоряжаться временем, могут не только сократить количество часов, проводимых на работе, но и повысить их качество.
Выясните, на что уходит все ваше время. Результат вас наверняка удивит
Возможно, вы начали писать коммерческое предложение, но каждую минуту отвлекаетесь на бесконечный поток входящих сообщений в почте. Или начальник засыпает вас новыми заданиями, а вы еще не закончили уже начатые. Или вы честно стараетесь работать, но не можете устоять перед непобедимым желанием знать «все, что происходит в интернете».
Терять время можно по-разному, причины у каждого свои, но если вы делаете несколько дел одновременно, это может снизить качество работы и увеличить рабочий день на несколько часов. Если хотите оптимизировать время, проводимое на рабочем месте, прежде всего выясните, куда точно оно уходит.
Моргенстерн советует для начала завести дневник. Это поможет определить, куда уходит время. Вы сможете задать себе вопрос: «Почему я потратил столько времени на редактуру? Потому что понадобился перерыв или потому что я застопорился?»
«Определите, на каком этапе вы теряете драгоценные минуты, и поменяйте свой график, — советует эксперт. — А если вы не способны заниматься одним делом и разбрасываетесь, ваша задача для начала — хотя бы научиться задавать себе подобные вопросы».
Еще одна задача — понять, на что уходит ваше рабочее время. Моргенштерн предупреждает, что время, потраченное на различные способы коммуникации, — ответы на письма, «марафонские» собрания — не считается. Тут оценивается эффективность действий только в рамках ваших должностных инструкций.
Составьте короткий список самых важных заданий, а остальные — отложите
Самая большая ошибка, которую можно совершить на работе, — поместить все — большие и мелкие, важные и побочные — задания в один список. Не правильно, если у вас в списке дел идут подряд такие пункты: дозвониться до потенциального клиента, заказать бумагу для принтера, прошить папки с документами.
Практически невозможно выполнить все это сразу, но многие из нас не уйдут спокойно домой, не закончив дела: невыполненные задания словно взирают на нас с укором. Лучше послушаться совета Лауры Вандеркам, автора книги «168 часов: у вас гораздо больше времени, чем вы думаете». Она рекомендует выделить из всего списка не более трех или в крайнем случае пяти действительно важных и неотложных дел. И игнорировать остальные.
«Хорошенько подумайте, что является приоритетом на сегодняшний рабочий день, — говорит Вандеркам. — Нет смысла составлять длинный список, если не хватает времени на каждый его пункт».
И забудьте про новые приложения для смартфонов, которые якобы помогут составить список дел и выполнить каждый его пункт. И Моргенстерн и Вандеркам в один голос утверждают: когда вам действительно нужно засучить рукава и сосредоточиться, лучше пользоваться аналоговыми средствами.
«Список дел на обычной бумаге — пусть даже он распечатан на принтере — очень помогает большинству людей, даже молодым представителям цифрового поколения, — говорит Моргенстерн. — В этот список можно заглянуть в любой момент, и у вас не будет искушения проверить почту, зайти в социальную сеть и утонуть в болоте, которое больше всего мешает работе, — интернете».
Будильник нужен не только для того, чтобы будить по утрам
Не стоит недооценивать возможности одного из простейших инструментов смартфона — будильника. Моргестерн утверждает, что осознание дедлайна и неумолимости времени может помочь сосредоточиться, если вас легко отвлечь от дела или вы не знаете, когда считать работу завершенной: «Если вы перфекционист, то можете поставить себе цель: «Я потрачу на это 90 минут и не более», — и завести будильник. Или, например: «Я буду работать два часа и только потом проверю почту».
Что приводит нас к мысли о том, что…
Не пора ли завязать с почтой?
Когда вы в последний раз хотели, чтобы вам приходило больше писем? Наверное, в детстве, когда мечтали о переписке с любимым певцом.
Вам, наверное, кажется, что времена сложных отношений остались в студенческом прошлом. Но это не так. Наиболее разрушительные отношения у вас сложились с собственной почтой. Она требует постоянного внимания. Она заняла все ваше пространство — ваш рабочий компьютер, ноутбук, смартфон и планшет. Это как ревнивый партнер, который постоянно спрашивает: «Почему ты не обращаешь на меня внимания?»
«Электронная почта доставляет много беспокойства, постоянно отвлекает», — говорит Моргенстерн, которая рекомендует исключить проверку почты в первый час после пробуждения и первый час каждого рабочего дня. — Это самый удобный способ прокрастинации, то есть откладывания дел на потом. Но этот процесс можно контролировать и выйти из почты. Если начинать день с ответов на письма, вы не сможете войти в проактивный режим».
Дело не в вас. Все дело в вашей почте. Надо просто выйти из почты.
Планируйте рабочее время на три дня вперед, включая время выхода из офиса
Бесполезно пытаться планировать рабочее время в начале дня — к тому моменту вы уже, скорее всего, погрязли в рутине заданий.
Вместо этого выделите немного времени ближе к вечеру, чтобы спланировать завтрашний день и еще пару ближайших дней. Это не только поможет вам справиться с текущим днем, но и даст понять, какая у вас нагрузка сейчас — стоит ли браться за что-то еще, либо нужно сфокусироваться на том, что уже есть.
«Горизонт планирования в три дня — удачное решение. В этом случае вы можете спокойно решить, стоит ли браться за новые задачи, — говорит Моргенстерн. — Если вы планируете только на час вперед, у вас не будет возможности отказаться от чего-либо».
Таким образом, вместо того, чтобы морально готовиться к предстоящему дневному марафону, вы сможете отложить часть дел на завтра или послезавтра и провести отличный свободный вечер. Если же вы планируете оставаться на работе, пока все до одного дела не будут сделаны, то и не мечтайте о скором уходе домой. Или подумайте о ночевке на работе.
«Это очень важный момент, — отмечает Моргенштерн. — Дела и задачи у вас будут всегда, нужно уметь вовремя остановиться».
Когда ничто другое не помогает — сортируйте!
«Сортируйте», — хором советуют специалисты. Вы обычно уходите с работы вовремя, в определенное время, но вдруг после обеда появляется задание, которое требует вашего внимания, но не является вопросом жизни или смерти для компании. В этом случае вам нужно оценить его значимость и выполнить в течение оставшегося рабочего времени, а не оставлять на конец рабочего дня.
Вандеркам рекомендует иногда спрашивать себя: «Если бы свет в нашем здании отключали в 6 часов, что бы я постарался сделать прежде всего?» И затем браться за эти самые дела. Проблема в том, что многие не задают этого вопроса, пока не становится слишком поздно в буквальном смысле. Все разошлись, а они засиживаются допоздна.
Каждый сотрудник хочет, чтобы его сверхурочные усилия по вечерам были замечены. Но и в этом случае очень важно научиться определять, когда это действительно необходимо. Особенно потому, что…
Самое полезное, что можно сделать для вашей трудовой жизни, — это вести интересную личную жизнь
Какими бы ни были ваши приоритеты в связке «работа-личная жизнь», прислушайтесь к экспертам, которые единодушно утверждают: люди, наиболее успешные в карьере, ставят на первое место свою личную жизнь.
«Если в свое свободное от работы время вы не занимаетесь каким-то любимым делом, которое освежает и заряжает, — рассказывает Моргенштерн, — вы не сможете быть эффективным и вам будет сложнее принимать правильные решения на работе».
Эксперт советует отвлекаться от работы с помощью спорта, необычного хобби и полноценного общения с людьми, не связанными с работой.
«Работа стремится заполнять все свободные уголки вашей жизни, — говорит Вандеркам. — Поэтому относитесь к концу рабочего дня как к точке. У самых эффективных людей, которых я знала, всегда была причина уйти после 6 часов».
5 правил тайм-менеджмента: как успевать жить и работать
Собрали для вас полезные советы от гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского, которыми он делится в книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (издательство «Манн, Иванов и Фербер»).
1) Планируйте отдых так же тщательно, как и рабочие задачи
Тайм-менеджмент — это не история про то, как успеть всё и умереть спокойно от перегрузки. Это история про грамотные стратегии и баланс работы и отдыха. И если планировать рабочие задачи мы все хорошо умеем, то с отдыхом сложнее. Вот несколько советов для тех, кто понимает — без хорошего отдыха нет продуктивной работы:
отдыхайте ритмично. Автор рекомендует планировать 5 минут отдыха на каждый час работы. Можно также пользоваться системой помодоро: после 45 минут сосредоточенной работы над одной задачей делать перерыв на 5 минут.
во время отдыха максимально переключайте активность. Например, если у вас сидячая работа, не стоит тратить 5 минут отдыха на то, чтобы пролистать соцсети, не вставая с места. Лучше немного пройтись, сделать пару упражнений, посмотреть в окно.
позаботьтесь о полноценном отдыхе в ночной сон. Для этого выясните, сколько времени вам достаточно, чтобы выспаться. Попробуйте варьировать длительность сна, и вы поймете, какая продолжительность оптимальна для вас. И примерно за 2 часа до сна планируйте действия, которые позволят переключиться в «медленный режим»: прогулка, чтение, музыка.
не планируйте рабочие встречи и дела «впритык». Оставляйте между ними небольшой временной промежуток, чтобы успеть переключиться. Такой «зазор» станет вашим спасением: если одна встреча немного затянется, вы все равно успеете на вторую.
Научим все успевать на курсе «Продюсер онлайн-курсов».
2) Придумайте для себя систему мотивации и концентрации, чтобы не откладывать на потом неприятные и трудные задачи
Даже небольшие задачи могут «съедать» весомый кусок времени, если вы бесконечно откладываете их на потом и страдаете от собственной несобранности. Вот несколько советов, как организовать работу с трудными или неприятными задачами:
придумайте «якорь» для концентрации на работе. Это может быть чашка крепкого кофе, который вы выпиваете каждый день в начале рабочего дня, просматривая дела и намечая приоритеты. Или определенная музыка, которую вы включаете, когда нужно заняться сложной работой. Подойдет любой ритуал, который поможет настроиться на работу.
съедайте «лягушку» раньше. Если у вас есть неприятная задача, которая займет 5 минут или меньше, сделайте ее с утра, не откладывая на потом. Так вы расправитесь с самым неприятным пораньше и сможете посвятить день более приятным вещам.
режьте «слона» на бифштексы. Разделите большую задачу на конкретные и посильные шаги и выполняйте их каждый день. Например, чтобы написать книгу за 3 месяца, нужно писать в день хотя бы по 3 страницы текста — вполне посильная задача.
продумайте промежуточные мотивации. Например, если вы за день сделали все, что запланировали, можно поощрить себя чем-то приятным: походом в кино, чашкой кофе в уютной кофейне.
метод кнута и пряника. Отрицательная мотивация тоже может сработать при самоконтроле. Например, если вы месяц каждый день работали над важным проектом (изучение английского, написание книги), можно поощрить себя шопингом, поездкой за город или другим значимым для вас призом. А если вы были не усидчивы и откладывали на потом запланированные дела, шопинг или любой другой «приз» отменяется.
3) Сформулируйте личные долгосрочные цели
Как мы используем время своей жизни? Тратим его, чтобы достичь чего-то значимого и желанного? Или сливаем в пустоту? Чтобы не жить по второму сценарию, определите, какие цели «зажигают» вас и помогают двигаться вперед. Вот несколько советов, которые дает автор книги:
ставьте «родные» цели. Не стоит стремиться купить айфон последней модели, потому что «что я, хуже всех?» Подумайте, какие цели ваши, а не навязанные обществом.
записывайте «событие дня». Заведите «мемуарник», в котором каждый вечер записывайте, какое событие стало главным и самым важным сегодня. В конце недели выделите событие недели. Затем — событие месяца, года. Так вы увидите, чем действительно наполнена ваша жизнь.
сформулируйте вашу миссию. Ответьте на вопрос «Что изменится в мире, если вас в нем не будет?» Автор предлагает также упражнение «эпитафия». Представьте, какую эпитафию сказали в вашу честь друзья или коллеги? Если эпитафия не соответствует тому образу, к которому вы стремитесь (например, вас скорее всего охарактеризуют как примерного семьянина и обстоятельного, но тяжелого на подъем работника, а вам хотелось бы быть смелым и стремительным предпринимателем), у вас еще есть время, чтобы это изменить.
определите 5-7 ключевых сфер вашей жизни (это могут быть работа, семья, творчество, здоровье, финансы) и наметьте план действий на ближайшее время в каждом из этих направлений.
сделайте цели измеримыми и конкретными. Например, не «открыть свое дело», а «через полгода запустить первый онлайн-курс и собрать как минимум 20 платных участников».
4) Включайте в план «жесткие» и «гибкие» рабочие задачи
«Жесткие» задачи — те, которыми вы занимаетесь в определенное время, например, встречаетесь с клиентами, проводите совещание. «Гибкие» задачи — те, что не привязаны ко времени, например, написать статью и сдать ее через 2 дня. Формировать график дня автор рекомендует так:
в планнер запишите «жесткие» задачи, привязанные ко времени
составьте список всех «гибких» задач и выделите наиболее важные (2-3)
если в рабочий день вам нужно поработать над крупными проектами, требующими времени, забронируйте время в планнере для них
оставшееся время заполните «гибкими» задачами, начиная с самых важных.
И помните, что добиться максимума позволяет результато-ориентированный подход. Поэтому планируйте не «провести встречу с клиентом», а «добиться подписания контракта».
5) Оценивайте важность задач по критериям
Приучите себя оценивать каждую задачу по степени важности и значимости для вас. Если вы определили долгосрочные цели на предыдущем этапе и ключевые направления вашей жизни, делать это не так сложно.
Что делать с задачами, которые не становятся приоритетными:
учитесь говорить «нет», если на вас стараются переложить задачи и проблемы других
«покупайте» свободное время. Например, если уборка не доставляет вам удовольствия, проще нанять специалиста по клинингу, который наведет порядок за вас и сэкономит вам 2-3 часа для более значимых дел
если вы руководитель, учитесь делегировать задачи, которые не требуют вашего участия.
В книге вы найдете подробный план по внедрению тайм-менеджмента в свою жизнь и много практичных советов. Приятного чтения!
Источник: https://blog.edmarket.ru/time-managment
Как работать 3-4 часа в день и всё успевать
Скорее всего, сейчас вы думаете, что сократить рабочий день до 4 часов — это нечто из области фантастики. Рассказываем о шести лайфхаках, которые помогут вам оптимизировать свое время.
Вы, наверняка, отдаете работе львиную долю своего времени, но не можете вырваться из круговорота важных и срочных дел, которые нужно было закончить еще вчера. Ваш ежедневник «нашпигован» встречами, совещаниями, жесткими планами. И спрашивается, да разве можно расквитаться с этой грудой задач за меньшее время?
1. Оптимизировать график
Для начала стоит пересмотреть свой график. Стандартизированное время с 9.00 до 18.00 может совершенно не подходить вам для работы и не совпадать с вашими фазами активности. Чтобы составить оптимальный режим труда и отдыха, нужно изучить свои биологические ритмы. Понять, в какое время вы лучше всего справляетесь со сложными задачами, требующими высокой концентрации и использовать эти часы максимально эффективно.
2. Исключить многозадачность
Когда вы хватаетесь за несколько дел сразу, создается иллюзия, что вы успеваете больше. Но на самом же деле ваш мозг не может должным образом обрабатывать сразу несколько объектов, он постоянно переключается между ними. На эти переключения уходит в 2 раза больше времени и энергии. В результате вы быстрее устаете, хуже соображаете, вам труднее сосредоточиться и хорошо выполнить задачу.
3. Использовать возможности гаджетов
Со всех сторон скандируют, что современные гаджеты — это главный враг концентрации. Но кроме соцсетей, чатов, игр и других развлечений они дают нам колоссальные возможности для оптимизации работы. Например, приложения-планировщики, интеллект-карты, таймеры и многие другие сервисы помогают работать более сфокусировано, организованно и продуктивно.
Советуем вам присмотреться к приложению Doit.im и сервису интеллект-карт Mindmeister, чтобы планировать задачи на день, неделю и месяц. Для усиления концентрации используйте таймер Pomodoro или приложение Forest.
4. Провести аудит своих функций
Очень важно отчетливо представлять весь объем работы, который вы делаете на данный момент. Вероятно, сейчас вы и «чтец, и жнец и на дуде игрец», а до самых приоритетных, стратегически важных задач дело так и не доходит. Поэтому выпишите все задачи, которые вы делаете в рабочее время и посмотрите на них здраво: а действительно ли это дело можете сделать только вы и больше никто другой?
5. Найти удаленных помощников
Чтобы разгрузить себя, часть задач можно и нужно делегировать профессионалам. С рутинными, часто повторяющимися делами справится личный помощник, а задачи, требующие особых знаний и навыков, лучше поручить специалистам (копирайтерам, дизайнерам, бухгалтерам, программистам и так далее). В результате ваше время освободится на 80%, и вы сможете сфокусироваться на задачах по масштабированию и развитию своего проекта.
6. Внедрить сервис для управления задачами
При большом количестве задач легко запутаться, что и кому вы поручили. Это часто ведет к срыву сроков и договоренностей, к потере прибыли и лояльности клиентов. Для того, чтобы добиться слаженности в работе и четкости всех бизнес-процессов, воспользуйтесь специальными сервисами для управления задач.
Например, Wrike, Мегаплан, Trello, Битрикс 24, LeaderTask и так далее. Организовав работу в одном из этих сервисов, вам будет проще контролировать рабочие процессы, и вы сможете поддерживать стабильно высокий темп работы.
Методично следуя этим простым советам, вы обнаружите, что за пару-тройку часов в день можете успевать даже больше, чем при 8-12 часовом рабочем графике. При этом ваш проект будет развиваться ускоренными темпами и приносить хорошие дивиденды.
Утром на работу, вечером с гудящей от информации головой — на учёбу. А поздним вечером — делать домашние задания. А ещё есть семья. И друзья. И спать тоже иногда надо. Яна Ильинская, будущий фармацевт, доказывает своим примером, что это возможно, и делится пятью способами, как всё успевать.
1. Базовое правило: всё успеть невозможно
Даже если вы супергерой, в сутках было и остаётся 24 часа, на дорогах всегда пробки, а без сна жить невозможно — сколько ни пытайся этому научиться. Поверьте мне на слово — я проверяла не раз. Поэтому нужно принять тот факт, что от чего-то придётся отказаться. Для этого составляем список приоритетов, в который включаем самые важные жизненные аспекты. Например:
Работа (она приносит деньги).
Учёба (она позволит овладеть профессией мечты или подняться по карьерной лестнице).
Дом и семья (или кот).
Отдых и время для себя (не вздумайте вычёркивать).
Друзья и развлечения.
Список может быть длиннее или короче, главное — он должен отражать приоритетность тех или иных сфер вашей жизни. Возглавлять список должны самые важные вещи, а завершать — неважные.
Чтобы определить, что важнее, перед написанием того или иного заголовка, спросите себя: «Что будет, если я от этого откажусь?». Ответ поможет расставить приоритеты: скажем, отказавшись от работы, вы умрёте от голода. Отказавшись от сна — лишитесь сил на дневные подвиги. Распрощавшись с учёбой — помашете рукой своим перспективам на лучшую жизнь.
Составили? А теперь вычеркните из списка всё, кроме первых четырёх пунктов. Они — и есть те сферы жизни, которым вы должны уделять внимание именно сейчас. Все остальное подождёт до лучших времён.
2. Правило двух графиков
Наверное, вам знакомо это чувство: вы запланировали 150 невероятно важных дел на завтра, но в итоге успели далеко не все, хотя очень старались и хорошо продумали предстоящий график. Так бывало и у меня, и я страшно злилась на себя за то, что не умею планировать своё время. На самом деле мы с вами в этом не виноваты — просто невозможно предусмотреть абсолютно всё.
К примеру, мы часто забываем о том, что дорога из пункта А в пункт Б иногда занимает 20 минут, а иногда больше часа — зависит от дорожной ситуации. Или, например, мы удивляемся, что приготовление ужина отняло у нас полтора часа, хотя обычно для запекания мяса в духовке требуется не больше получаса. А все потому, что сегодня мясо было замороженное или мы попробовали новый рецепт, или во время готовки нас отвлёк телефонный звонок.
Так происходит потому, что мы не учитываем вероятность «плохого» развития событий. Муж задержится по пути из магазина; переговоры на работе затянутся на два часа; преподаватель в институте решит провести сдвоенный семинар; в банке будет слишком большая очередь. Чтобы подобные форс-мажоры не портили нам настроение и позволяли всё равно успевать переделать все дела, составляем два графика:
«Хороший» график: здесь мы планируем дела с учётом, что всё пройдёт так, как задумано. Очереди не будет, собрание закончится вовремя, дети не разрисуют стены маркером.
«Плохой» график: здесь мы составим список дел, предполагая, что всё, что может нам помешать его выполнить, обязательно случится. Дел в списке станет значительно меньше, зато мы сможем определить, что действительно важно сделать именно завтра, а что может немного подождать.
Далее в течение дня нужно просто сверяться с двумя графиками и понимать, по какому расписанию сегодня предстоит жить. И переживать по поводу того, что половина дел так и не сделана, уже не нужно.
3. Формула пяти «не»
Как бы нудно это ни звучало, спать надо восемь часов, а есть — минимум три раза в день. Нет ничего хорошего в том, чтобы всю ночь зубрить, скажем, биохимию, а утром гордо появиться на работе с романтичными синяками под глазами и весь день клевать носом. Долго вы так не продержитесь — я пробовала. В конце концов, после месяца в таком режиме, я начала плакать по любому поводу, у меня обнаружился гастрит, я получила выговор от начальника, а сессию всё равно частично завалила.
Пришлось задуматься о причинах. Так я вывела для себя «формулу работающей студентки» или «формулу пяти «не»:
НЕ ложиться после полуночи, в идеале — отбой в 23.00. Это позволяет организму восстановить силы и на следующий день работать и учиться эффективно.
НЕ пропускать завтрак, обед и ужин. Чёткий пищевой режим помогает телу настроиться на определённый ритм жизни, и он простит нам переутомление и нервные перегрузки.
НЕ бояться говорить «нет». «Нет» — всем ночным вечеринкам, затянувшимся допоздна посиделкам с друзьями, внеурочной работе и капризам мамы. Всё это неважно по сравнению с хорошим самочувствием на пути к важной цели.
НЕ перекусывать на ходу, и вообще не есть вредное. Понимаю, что хочется. И погрызть чипсы параллельно с написанием курсовой гораздо удобнее, чем сделать паузу и приготовить себе нормальный ужин. Но не надо этого делать. Перерыв поможет голове перезагрузиться и подготовиться к дальнейшей работе, а за полноценное питание вам скажет спасибо вся бренная тушка.
НЕ прокрастинировать. Не сидеть в фейсбуке, когда нужно выучить термины, не болтать с подружкой по телефону, если меня ждёт недоделанный отчёт, и далее по списку. Экономит огромное количество нервов — проверено.
4. Правило смелых решений
Бывает так, что мы берёмся за что-то, а потом понимаем, что нам это не по силам. Что мы замахнулись на слишком большую ветряную мельницу, что мы не успеваем то, это, пятое и десятое, и вообще нам хочется на ручки и платьишко. Так было со мной, когда я начала учиться в московском фармацевтическом колледже «Новые знания» на «Фармации».
Школу и институт я закончила давно, знания мои по химии и биологии покрылись толстым слоем пыли и забвения, а я сама стала значительно старше и слабее духом, чем в период моего прошлого «студенчества». И через пару месяцев я запаниковала. Мне казалось, что второе образование — только для юных и отчаянных, что я не справлюсь с объёмом задач, что я хуже всех на курсе и руки у меня кривые. Муж спросил меня: «Ты что, боишься, что у тебя не получится?»
Бинго! Именно этого я и боялась — не усталости, не цейтнота, а именно того, что я взялась за дело, которое мне не по плечу. У меня не получится, и все об этом узнают. И за мной закрепится репутация безрассудного человека.
В этот момент я придумала правило «смелого решения». Неважно, получится или нет — главное, что я рискнула и решила это сделать. Поступить на «Фармацию»? Смелое решение! Выучить французский? Смелое решение! Попросить повышения по службе? Ну вы поняли.
И всё вдруг стало легко. Любая идея превращалась в смелое решение, которое моментально поднимало меня в собственных глазах. А адекватная самооценка — уже половина успеха. Поверьте на слово!
5. Правило пяти наград
Жизнь редко балует нас радостями — чаще нам достаётся суета, поиск возможностей и бесконечная усталость. От такого существования загрустить — раз плюнуть. Поэтому делайте себе подарки и не испытывайте за это угрызений совести.
Я решила, что каждый день мне полагается пяти наград за героизм. Что это будет сегодня — я не знаю. Может быть, шарик ванильного мороженого, прогулка пешком, новая книга, пенная ванна с лавандой и час тишины. Может быть, незапланированный поход в салон красоты, кофе с подружкой, дополнительный час сна, свобода от мытья посуды и бассейн. Всё, что может меня порадовать, включается в расписание в обязательном порядке. И не меньше пяти наград — это очень важно!
Вам кажется, что можно обойтись и без этого? Конечно, можно. Но тогда откуда же взять силы на преодоление преград? Как мотивировать себя каждое утро вылезать из-под одеяла и отправляться в длинное, иногда почти бесконечное путешествие? На одной силе воли далеко не уедешь — это я тоже проверяла не раз. Радуйте себя, не бойтесь смелых решений, расставляйте приоритеты, заботьтесь о теле и душе, верьте в то, что всё непременно получится. И всё получится. Это я вам как будущий дипломированный фармацевт говорю.
Права на материалы с сайта mel.fm принадлежат ООО «МЕЛ» (ОГРН: 1157746946686). Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя.
Этот вопрос мне часто задают мне сотрудники. Я объединила свой опыт и опыт моей команды здесь.
1. Используйте календари
Утром при планировании своего дня я первым делом смотрю календарь. В нем я фиксирую несдвигаемые встречи — с командой, клиентами и партнерами. Во время встречи я не смогу заниматься ничем другим, это помогает понять сколько времени остается на другие задачи.
Полезная опция — подписаться на календари коллег. Тогда, если вам нужно назначить общую встречу, не нужно будет писать в чат каждому удобно ли ему в это время.
2. Планируйте в первую очередь те задачи, которые вы делегируйте
После просмотра календаря и составления списка задач на день (мы в компании используем для этого ASANA), я выбираю те, которые планирую делегировать. Чем раньше вы поставите задачу — тем больше у исполнителя будет времени на ее выполнение. Поэтому все такие задачи я ставлю утром.
3. Не откладывайте неизбежное
У каждого из нас есть задачи, которые мы не любим делать. У меня это составление заявок в бухгалтерию и все, что связано с документооборотом. Коллеги, извините=) Поэтому такие задачи я делаю сразу с утра, выделяя на них строго определенное время. Если оставить на потом — вечером в менее ресурсном состоянии они займут больше времени и скорее всего будут или перенесены или выполнены после рабочего дня.
4. Пользуйтесь таск-менеджером регулярно
Программ для контроля задач существует огромное количество. Доя отдела продаж это может быть AMO CRM, для ведения проектов Trello, Bitrix, ASANA, Redmine и другие. Суть в том, что когда я слышу жалобу о том, что работа в такой программе занимает много времени, в 90% случаев это значит, что человек ее ведет время от времени. Если при этом открыть его программу, там обнаружится куча уже выполненных, но незакрытых вовремя задач, нечетко сформулированные задачи без дедлайнов и т.д.
В таком случае таск-менеджер, действительно, становится помехой, а не помощником.
5. Планируйте реальные сроки
Еще одна любимая ошибка начинающего менеджера проектов — планировать все задачи на один день. В итоге он или не успевает, потому что распланировал 100% своего времени, а его отвлекли, позвонили и т.д. или задерживается после работы, устает, перегорает.
В планировании может помочь календарь. Вместе со встречами обозначайте там время на решение задач. Не менее 20% рабочего времени оставьте свободным — в течение дня там обязательно появятся срочные задачи.
6. А как же личная жизнь?
Утром я всегда строю планы на вечер. Встреча с друзьями, спорт, прогулка — не важно, но личные дела, также, как и рабочие требуют планирования. Назначьте время, даже если вы не опаздываете в кино, а просто идете прогуляться в одиночестве. Это простимулирует вас закончить рабочие дела вовремя.
отдыхайте ритмично. Автор рекомендует планировать 5 минут отдыха на каждый час работы. Можно также пользоваться системой помодоро: после 45 минут сосредоточенной работы над одной задачей делать перерыв на 5 минут.
НЕ ложиться после полуночи, в идеале — отбой в 23.00. Это позволяет организму восстановить силы и на следующий день работать и учиться эффективно.